Hvorfor skal det være så svært?

Lederen af projektgruppen til udvikling af Forsvarets Personeladministrative System (FORPAS), oberstløjtnant J. Lautrup-Nissen, forsøger at give en forklaring på, hvorfor det tager så lang tid at udvikle et edb-system.

 

Indledning.
Der opstår ganske naturligt hos topledere, elever på forvaltnings- og managementkurser, almindelige avislæsere og fjernseere en vis undren over, at vidunder værktø jet Elektronisk Databehandling er så uendelig længe om at blive udviklet til noget brugeligt. Ikke mindst blandt toplederne opstår der også en vis undren over udviklingsomkostningerne. Endelig undrer alle sig vist over de såkaldte edb-fejl, men det er nu ikke dette sidste, denne artikel skal beskæftige sig med. I Forsvarskommandoen har en gruppe i nu snart 4 år arbejdet med udvikling af et personeladministrativt system uden, at blot dele heraf endnu er blevet sat i drift. På baggrund af dette arbejde skal der i det efterfølgende gøres et forsøg på at redegøre for nogle af de problemer, der opstår i forbindelse med overgang fra almindelig omtanke til elektronisk databehandling eller — som oven for anført — hvorfor skal det være så svært?

Kendsgerninger.
Svaret på det opstillede spørgsmål er i virkeligheden meget enkelt. Det falder i tre dele:
A. Man kan ikke overføre en rodebutik til edb.
B. Man skal vide, hvad folk vil vide, hvor hurtigt de vil vide det, i hvilken form, de vil have oplysningerne, samt hvem, der skal have dem.
C. Projektet/Systemet skal være økonomisk forsvarligt. 

Kendsgerning A.
Etablering af ét personeladministrativt edb-system kræver indledningsvis, at der eksisterer ét personeladministrativt system. Dette er ikke tilfældet i forsvaret. Det kan uden vanskelighed påvises, at der eksisterer i hvert fald 5 personeladministrative systemer, nemlig ét for hvert værn, ét for intendanturofficerer og lægepersonel samt ét for civilt personel. Få, om overhovedet nogen, enkeltfunktioner inden for personelforvaltning er nøjagtig ens for de 5 systemer, ligesom varianter inden for det enkelte system forefindes. Mobilise- ringsadministration på personelsiden foregår således i ca. 30 forskellige, mindre centre og på lige så mange forskellige måder, når der måles i detaljer, og det skal der i forbindelse med edb. Det skal retfærdigvis indrømmes, at man nu forsøger at samle hærens mobiliseringsadministration på personelsiden i to centre.

Sprogbrugen inden for området er forskellig fra system til system. Et særligt ondartet eksempel er uddannelsesbetegnelser, som kan være tilsyneladende ens, men aldeles ikke er det. Prøv at spørge militært personel i forskelligt- farvede uniformer, hvad en elektromekaniker er! Under visse omstændigheder viser følgende udtryk sig at dække over nøjagtigt den samme funktion: Mobiliseringsplacere, krigsplacere, udstikke, enka- drere, bemande, besætte. Grundlaget for en væsentlig del af personeladministrationen, nemlig orga- nisationsskemaer med personeloversigter — det hedder i øvrigt Bemandings- håndbog i flyvevåbnet — er ikke fuldt i orden. En ganske særlig rædsel er begrebet forkortelser, der som enhver ved er ganske ukontrollabelt. Det vil være tilstrækkeligt her at fastslå, at ingen ved, om det hedder EDB eller edb. Man skulle tro, at en autoritært opbygget organisation som den militære i hvert fald kunne holde rede på gradsbetegnelserne. Men nej! Den unge mand, som stiller til førstegangs tjeneste ved forsvaret med sin indkaldelsesordre i hånden, kan ud over at blive kaldt menig risikere at blive betegnet som følger:
— KSEV (Konstabel i flyvevåbnet)
— FLEV (Flyveelev)
— RKEV (Officerselev, Raketlinien)
— KVEV (Officerselev, Kontrol- og Varslingslinien)
— FLASP (Fly veleder aspirant)
— NAVEV (Navigatørelev)
— VPMG (Menig i søværnet)
— VPSØ (Officersaspirant i søværnet)
— KSEL (Konstabel i søværnet)
— MGST (Officersaspirant i hæren)
— KSE (Konstabelelev i hæren).

Kendsgerning B.
Den umiddelbare, læge forestilling om et personeladministativt edb-system udtrykkes almindeligvis således: Der ønskes en dataskærm, hvor man umiddelbart kan få oplyst, hvor mange personer, man har af typen: Rødhåret oversergent, jugoslavisk-talende, alder max. 30 år. Lad os prøve — ud fra et edb-mæssigt synspunkt — at gennemgå disse ganske enkle karakteristikker. Det vil forhåbentlig fremgå, at et bruger-ønske, som det anførte, er helt utilstrækkeligt i sin detaljeringsgrad. Rødhåret: Den første og eneste gang, man bedømmer en persons hårfarve i forsvaret, er på sessionen eller ved antagelsen som konstabelelev. Da alderen skal være max. 30 år, har personen vel beholdt sin hårfarve, men det er ikke sikkert. Har den pågældende deltaget i en edb-propjektgruppe er håret i hvert fald grånende, stundom svindende. Problemet kan løses ved passende — f. eks. årlig — indrapportering af personellets hårfarve, hvilket vil vække endeløs jubel hos landets kommandoofficerer, der netop savner noget at rapportere om.

Oversergent: Dette er en uantagelig karakteristik. Følgende spørgsmål melder sig straks:
— Skal det være en herre, en dame eller en m/k?
— Skal den pågældende være fra et specielt værn?
— Må det være en håndværker eller forsyningsekspedient?
— Er der krav om eventuel kontraktlængde (35, 45, 60 år)?
— Er der krav om sikkerhedsklassificering?
— Skal der tages hensyn til eventuelle ønsker fremsat af personellet selv?

Jugoslavisk: Der tales vist flere sprog i Jugoslavien. Hvilket vil i denne forbindelse være det primære?
Talende: Menes der nu også dette? Skal den pågældende ikke også kunne læse og skrive sproget/sprogene?
Max. 30 år: Her er endelig noget konkret, men spørgsmålet er dog, om alderen er pr. dags dato (spørgedagen) eller om der tænkes på en eventuel udsendelses- (beordrings-) dato. 

Skulle nu nogen synes, at dette dog var en perfid form for argumentation, kan der tages et andet udgangspunkt. Det må f. eks. være muligt ved en landsdelskommandos A-sektion at etablere et edb-register, hvor man med ind- gangsværdi »personnummer« kan få oplyst, hvor en mand gør tjeneste, og hvor længe han er befalet til det. Naturligvis vil dette være muligt. Det skal blot afklares, om man ønsker oplysningerne som angivelse af underafdeling og i denne forbindelse, om man vil have bataljon (afdeling) og regiment i betegnelsen. Det er måske også af interesse at få den geografiske placering med. Det vil Jyske Telegrafregiments personel i hvert fald sætte pris på. En økonomi-bevidst personelforvalter vil nok også bede om at få at vide, hvorledes det ligger med sidste flytning af hensyn til de dyre flyttegodtgørelser ved hyppig flytning. Lidt vanskeligere vil det formentlig ligge med problemet vedrørende længden af den befalede tjeneste. Ikke alle er befalet for et tidsrum. I så fald ligger der måske en ikke- offentliggjort plan for mandens fremtid. Der ligger måske endog en udnævnelse med tilhørende flytning lige om hj ørnet.

Oplysningerne kan imidlertid tilvejebringes. Men hvad vil det komme til at koste? Informationskilderne, som skal fylde det pågældende register op, synes at være mindst fire, nemlig Daglig melding, Lønrapporteringen, Tjeneste- omgangsplanen, Bedømmelsesrådets Protokol. Noget kunne dog forenkles ved etablering af en rapportering fra underafdelingerne til dette specielle formål, men igen . . . ! Og så skal registret naturligvis ikke blot fyldes op. Det skal også vedligeholdes.

Der er i det foregående søgt redegjort for, hvor vigtigt det er at få fastslået, hvad det er, man vil vide. Derefter melder sig spørgsmålet om, hvor hurtigt man vil vide det. Drømmen om dataskærmen, som på tre sekunder oplyser om alt muligt, er en dyr idé. Langt billigere bliver det, hvis man kan vente en time eller et døgn. Maskinel og udstyr afhænger helt af disse krav, og prisen på de såkaldte »tidstro« systemer er meget høj. Til prisen for maskinel og udstyr hos spørgeren skal også lægges prisen for indrapporteringsudstyr samt prisforskellen på pletvis og samlet rapportering. I denne forbindelse melder der sig nogle overvejelser vedrørende kravet om diskret behandling af personelle oplysninger. Oplysninger, der cirkulerer i lukkede kredsløb inden for et geografisk snævert område, kan næppe være sekund-aktuelle, men de kan til gengæld ikke tappes ud af en telefonledning, som måtte være etableret til en eksempelvis landsdækkende database. Den form, hvori oplysningerne ønskes, skal oplyses fra brugerside. Det er slet ikke sikkert, at dataskærmen er så vidunderlig at sidde og kigge på hele dagen. Et stykke papir med en udskrift er nok at foretrække i en egentlig sagsbehandling. Og der findes ganske mange andre informationsbærere. Endelig er udviklingen af et system helt afhængig af ønskerne om informationernes udbredelse og her igen kravene til aktualitet. Det er jo ikke sikkert, at alle straks skal vide alt. Nogen kan måske vente til i morgen. Atter andre ønsker slet ikke at modtage de pågældende informationer. Og nogen må overhovedet ikke se dem! Brugere på alle niveauer må endevende disse problemer, før systemet kan konstrueres, og sommetider er det nødvendigt at fortælle en bruger, at han ud af edb-systemet i realiteten kun får det, han selv har stoppet ind i det. Når en flittig næstkommanderende ved en underafdeling således går og drømmer om en edb-oversigt over, hvor mange af hans folk der i uddannelsen har nået B-niveau, kan det være på sin plads at fortælle ham, at disse oplysninger kun kan stamme fre én kilde, ham selv.

To ord om databaser: Det var for ganske få år siden en almindelig antagelse blandt lægfolk, at database-filosofien var løsningen på alle forvalteres problemer. Tanken om alle oplysninger samlet et sted, med uanede muligheder for at få dem ud i en hvilken som helst orden og med indbyggede simultan-mulig- heder, var besnærende. Man bliver imidlertid betænkelig, når man i et anerkendt edb-tidsskrift læser en artikel, der efterlyser blot ét eksempel på en database, der fungerer tilfredsstillende. Betænkeligheden vokser, når man opdager, hvor velordnede oplysningerne og ikke mindst deres indbyrdes sammenhænge skal være, før man kan lægge dem ned i databasen. Endelig er det naturligvis rigtigt, at oplysningerne kan fås ud i nøjagtigt den tur og orden, man måtte ønske, men har man ikke i tide — og det vil sige ved databasens etablering — forudset en given indgangsværdi og dermed synsvinkel, vil en sådan komme til at koste både tid og penge. I værste fald skal basen lægges helt om.

Kendsgerning C.
Det er overordentligt vanskeligt at bedømme, om et givet system bliver økonomisk forsvarligt. Det kan da tænkes, at der ikke i direkte omkostninger spares en krone, men at en forvaltningsfunktion bliver gjort mere effektiv. Dette vil måske endog aldrig blive konstateret. Effektivisering af personelmobilise- ringsadministrationen skulle f. eks nødigt udsættes for at skulle prøves i praksis. Effektivisering kan også omfatte forbedret service over for personellet. Hvad det er værd i kroner og ører lader sig ikke bedømme, men ingen vil benægte, at det kunne være værdifuldt. To momenter indgår i den umiddelbare bedømmelse: Udviklingsomkostninger og Driftsomkostninger. Planlæggere og programmører uddannes ikke til en rimelig standard på kort tid, og forsvaret råder ikke over tilstrækkelig meget af dette personel til at kunne klare de spidsbelastningsperioder, der opstår, når flere projekter er under udvikling samtidigt.Resultatet er, at man lejer personel ved service-bureauer, og det til ganske artige beløb pr. time. En veluddannet planlægger koster rundt regnet 240 kroner i timen. En programmør med rimelig rutine koster ca. 190 kr. i timen. Men det er også incl. MOMS. Og der skal ikke betales, når de går til tandlæge, holder ferie eller er syge. Dertil kommer i forbindelse med udviklingen af et system almindeligvis nogle anskaffelser af materiel og udstyr. En såkaldt minidatamat, som selv kan sortere, opbevare, udskrive på skærm og papir samt producere et bånd til brug andetsteds i systemet koster i billigste udgave en halv million kr.
 
Driftsomkostningerne er under ideale forhold nogenlunde overskuelige. En vedligeholdelseskontrakt på udstyret koster ca. 10% af anskaffelsessummen om året. Den ukendte faktor er imidlertid de omkostninger, der løber på, hvis systemet i drift ikke viser sig at svare til kombinationen af løfter og forventninger, hvorefter der skal ændres og rettes i programmer og arbejdsgange. I sådanne tilfælde vil det, der er sparet i udviklingsfasen, hurtigt kunne sættes til under driften. Nogle generelle principper vedrørende det økonomisk forsvarlige lader sig dog opstille, selv om det skal indrømmes, at det nok er nemmere at udpege nogle emneområder, der af økonomiske årsager ikke egner sig til edb. Der skal for det første være tale om betydelige mængder af data. Det ville være af stor værdi for alle parter, om forsvarets stampersonel kunne komme væk fra de manuelt førte stamkort og over på edb. Til gengæld behøver man ikke noget større sorteringsværk for at finde rundt blandt forsvarets oberster. Begge typer af personel kan imidlertid med visse grundoplysninger overføres til edb sammen med alt andet personel, bl. a. for, at man med sikkerhed og til enhver tid kan komme til at tælle os.
 
Det er allerede nævnt, at en overførsel til edb skal være en fordel for flere, helst alle. Der er ingen grund til at etablere et register til brug for den sagsbehandler i Forsvarsstaben, der holder rede på gratialerne ved 50 års ansættelse. Derimod ville en forbedret uddannelsesregistrering på alt hjemsendt personel være til stor glæde for alle mobiliseringschefer. Endelig skal området generelt være egnet til edb. I så henseende vil man kunne træffe både en øvre og en nedre grænse for mulighederne. Visse informationer kan være så højt klassificerede, at man næppe eller kun med meget store omkostninger kan anvende edb. Andre informationer og deres behandling er i virkeligheden så enkle, at det ikke er en overførsel til edb, men en simpel kontorrationalisering, der skal gennemføres.
 
Afslutning:
Er det for svært? Der kan under udviklingen af et edb-system være lejligheder og grunde nok til at tabe modet. Specielt, hvis man er startet ud i sagen med vilde drømme og store ambitioner. Værst naturligvis, hvis man også har bildt andre ind, at »det kan lade sig gøre«. Den sikreste metode til indfangelse af guldfisk i et akvarium har alle dage været at tømme akvariet for vand ved hjælp af en teske. Edb-udviklingsprojekter har det på nøjagtig samme måde. Det er ikke svært, men det tager tid.
 
Med en tilbagevenden til ovenomtalte kendsgerninger må man fastslå, at et sikkert og økonomisk forsvarligt edb-system kan udvikles i samme takt som forvaltningsfunktionerne rationaliseres under den forudsætning, at systemets fremtidige brugere gør sig klart, hvad de vil med systemet og herunder affinder sig med at skulle redegøre for de mest utrolige detaljer af hensyn til en maskine, som til syvende og sidst kun kan skelne mellem positivt og neutralt ladede partikler. 
 

Litteraturliste

Del: