Af oberst Carsten Vejre, chef for Personforvaltningsafdelingen i Forsvarets Personeltjeneste.
Oprettelsen af Forsvarets Personeltjeneste den 1. april 2005 blev på mange måder et brud med mange års praksis inden for personelforvaltningen. For det første samledes hele Forsvarets og Hjemmeværnets personelforvaltning ét sted, og for det andet overgik man til en gennemført værnsfælles forvaltning. Væk er den udprægede decentrale og hierarkisk opbyggede forvaltning, ligesom den værnsspecifikke forvaltningsstruktur forsvandt. Personforvaltningsafdelingen i Forsvarets Personeltjeneste har som de overordnede opgaver at rekruttere militært og civilt personel til Forsvaret samt at besætte stillinger såvel i indland som i udland. Endvidere skal afdelingen forestå gennemførelsen af Forsvarets Dag (behandles i selvstændig artikel) og administration af værnepligtige. Afdelingen består af syv sektioner med i alt lidt over 200 medarbejdere. I denne artikel vil cheferne for de fire ”rene” forvaltningssektioner præsentere egen sektion og dens opgaver. Foruden de fire sektioner består afdelingen af en hjemmeværnssektion, som primært varetager opgaver knyttet til hjemmeværnets frivillige personel, en koordinerende sektion, der varetager opgaver vedrørende det internationale engagement og udenlandske stabe samt en sektion, der er bedst kendt under navnet Forsvarets Rekruttering. Som det vil fremgå nedenfor, forvalter de fire forvaltningssektion hver deres personelgruppe ‐ chefgruppen (både militære og civile), officersgruppen, stampersonelgruppen samt civile. Selve forvaltningen forestås af militære og civile sagsbehandlere, som er blevet døbt ”udstikkere”. Deres overordnede opgave er i samarbejde med myndighedschefer at bemande Forsvarets og Hjemmeværnets myndigheder samt i samarbejde med Forsvarets personel at udarbejde tjeneste‐ og kompetenceudviklingsplaner for den enkelte. De fire sektionschefer har fået ”frie tøjler” til at beskrive, hvad de hver især synes er vigtigt at fremhæve inden for respektive sektioner. Gentagelser fra sektion til sektion vil derfor kunne forekomme, ligesom der i nogle af artiklerne beskrives principper, som er gældende for forvaltningen generelt og ikke kun for en bestemt personelgruppe.
Det er mit håb, at den samlede artikelserie vil give et overblik over personforvaltningen i rammen af Forsvarets Personeltjeneste.
Forvaltning af Forsvarets chefgruppe
Af kommandørkaptajn Søren Rugaard‐Larsen, chef for Chef‐ & Koordineringssektionen
Forvaltningen af Forsvarets chefer ‐ såvel militære som civile ‐ er nu samlet i Chef & Koordineringssektionen ‐ forkortet PF1. Oberstløjtnanter, kommandørkaptajner samt civile chefer i lønramme 36 (med ledelsesansvar) og 37 forvaltes i PF1, hvor også de personlige udstikkere for denne del af chefgruppen hører hjemme. Udstikkerne varetager samtidig den mere praktiske del af forvaltningen af chefgruppen i lønramme 38 og højere, mens forvaltningen af denne gruppe varetages af respektive værns ældste sektionschef uanset hvilken sektion, den pågældende er chef for. Dermed turde det også fremgå, at afdelingen arbejder meget på tværs af de enkelte sektioner. Den praktiske forvaltning af generals‐ og admiralsgruppen varetages af chefen for Personforvaltningsafdelingen. Forvaltningen af de militære chefer foregår i et værnsfælles miljø, hvor planer for stillingsbesættelse udarbejdes i fællesskab blandt de militære udstikkere fra de tre værn. Den værnsfælles forvaltning giver i meget stor grad mulighed for at udpege ”bedste mand til jobbet” uanset værnstilhørsforhold; men naturligvis med skyldig hensyntagen til stillingskrav, værnsbalance og øvrige bindinger. Værnsfælles forvaltning betyder også, at det er blevet nemmere at fordele belastningen ved udsendelse i internationale missioner.
Strategisk personelforvaltning
Den strategiske opgave i forbindelse med forvaltning af Forsvarets militære chefgruppe er altid at kunne stille kvalificerede kandidater til de højeste poster. Der arbejdes med skitseplaner til besættelse af stillinger i Forsvarets Øverste Ledelse, som rækker 20 til 25 år ud i tiden. Kandidater, der figurerer i planerne på så langt sigt vil typisk forrette tjeneste på lederniveau i dag. Der arbejdes ikke kun med en enkelt kandidat til topchefstillingerne på så langt sigt, men der opereres med en gruppe af emner, som følges nøje og for hvem, der udarbejdes særlige tjenesteforløb. Når kandidater til Forsvarets Øverste Ledelse skal identificeres så tidligt skyldes det netop, at de ofte skal have et forceret tjenesteforløb for at nå rette grad til rette tid samtidig med, at de skal forvaltes ind i et tjenesteforløb, der giver det rette fundament for tjeneste på topchefniveau i koncernen. Konsekvensen, når én gruppe skal have forcerede tjenesteforløb, vil være, at en anden gruppe vil blive udnævnt til højere grad væsentligt senere eller slet ikke.
De vertikale karrieremuligheder for de civile er mere begrænsede, idet der kun er et begrænset antal civile chefstillinger i lønramme 37 og et fåtal i lønramme 38. De civile chefers udstikkere står derfor over for andre udfordringer. Forsvarets Personeltjeneste vil bl.a. derfor se på mulighederne for jobrotation såvel internt inden for Forsvaret som eksternt som led i et samarbejde med andre statslige myndigheder inden for de civile chefers søjler (DJØF’ere, ingeniører, læger etc.).
Udfordringer ved forvaltning af det militære chefniveau
Forsvaret står som arbejdsgiver i den privilegerede situation, at størsteparten af chefgruppen er yderst velbedømte. I en pyramideformet struktur, som oven i købet er blevet mere spids med seneste forsvarsforlig, betyder det, at selv velbedømte militære chefer og ledere vil blive fravalgt til næste niveau. Alene hensynet til aldersfordelingen i strukturen kan være et udslagsgivende element. Det er således langt fra sikkert, at man bliver oberst eller kommandør, selvom man er vurderet at være emne hertil. Der er således ingen automatik i udnævnelser til et højere niveau. Ved en udvælgelse til næste niveau vil man altid stå med nogle objektivt set velbedømte kandidater. Set i det perspektiv vil der således ikke være tale om et valg, men snarere om et fravalg. Her spiller den mere subjektive vurdering en rolle, idet koncernledelsen naturligt har et ønske om og ret til at ”sætte holdet”. I takt med, at den enkelte leder nærmer sig chefniveauet og den enkelte chef nærmer sig næste niveau, vil den subjektive vurdering spille en stadig større rolle – ikke mindst fordi planer for besættelse af stillinger på chefniveauet, herunder talentlister, drøftes med Forsvarschefen, Chefen for Forsvarsstaben og respektive kommandochefer. Når forvaltningen drøfter besættelse af chefstillinger med Forsvarets generaler og admiraler, vil deres personlige indtryk af kandidaterne naturligt spille en rolle som supplement til det mere objektive bedømmelsesgrundlag (personelbedømmelser og vurderinger fra bedømmelsesråd), hvor kandidaterne ofte vil være nær ved lige.Når det subjektive kommer til at fylde meget som udvælgelseskriterium, er det dog langt fra et udtryk for tilfældighedernes spil. Der er tale om meget nøje overvejelser om, hvem Forsvarets topchefer ønsker skal udnævnes til de højeste poster. Et element, der også skal tages i betragtning, er Forsvarsministeriets beordringsret. Fra og med lønramme 38 (civile dog fra lønramme 37) ‐ har Forsvarschefen ikke selv ansættelseskompetencen og beordringsretten; den beror ved Forsvarsministeriet. Nøglepersoner i Forsvarsministeriets Departement og Forsvarsministeren har altså direkte indflydelse på forvaltningen af Forsvarets topchefer.
Forvaltning af Forsvarets officerer
Af oberstløjtnant Peter Kølby Pedersen, chef for Forvaltningssektion Officerer
Forvaltningssektion Officerer skal løse den opgave det er at anvende op i mod 5000 individer til deres og Forsvarets bedste. Med de omlægninger Forsvaret er ved at gennemføre, kræver det en god portion nytænkning. Til den opgave er der i ”rulningen” af Forsvarets Personeltjeneste udpeget 22 medarbejdere, hvoraf en række kommer fra tidligere personelfunktioner, mens andre kommer fra det operative miljø, skoler og stabe. Den nødvendige viden og erfaring er derfor til stede for at kunne bidrage både med kendskab til officerskorpset, Forsvarets fremtidige opgaver og ikke mindst til udviklingen af forvaltningen. Ud over at forvalte officerer, forvalter sektionen også sundhedsfagligt personel, musikere og værnspræster. Erfaringerne, der blev indsamlet i arbejdet med at oprette Forsvarets Personeltjeneste, pegede på, at selv om personelfunktionen fysisk havde været nærværende på tjenestestederne, havde den enkelte officer generelt ikke oplevet det som sådan, fordi hverdagen på de enkelte tjenestesteder var præget af travlhed. Mange, specielt unge officerer, følte sig ikke inddraget i processen omkring egen fremtid, og hvis det endeligt skete, var det oftest på baggrund af, at en chef forlangte at få opdateret et forældet plankompleks og ikke ud fra et detaljeret kendskab til den enkeltes ønsker, kompetencer og Forsvarets behov. Planerne for den enkelte officer var tillige sjældent kommunikeret ordentligt ud, og hvor det var sket, var det ofte sket uden en ledsagende forklaring.
Forvaltningen i dag
Forvaltningssektion Officerer har indrettet sig i et storrumskontor, hvor man på tværs af værn sidder i ”øer” afhængig af det niveau, der forvaltes. Det blev fra første dag meget tydeligt, at der omkring disse ”øer” og i lokalet generelt sker en stor videndeling og informationsudveksling, ligesom værnsforskelle nedtones, og helheder fremhæves. Det har givet de enkelte udstikkere gode muligheder for at lære af hinanden, og det vil derfor på sigt give bedre muligheder for, at udstikkeren kan koncentrere sig om den reelle opgave ‐ at varetage den enkelte officers karriereplanlægning og kompetenceudvikling i relation til Forsvarets behov. Al karriereplanlægning og kompetenceudvikling tager udgangspunkt i, at udstikkeren er i dialog med den enkelte officer og dennes chef. Populært sagt foregår der et trekantsdrama, hvor officeren i højere grad end tidligere skal tage ansvarets for sig selv og egen udvikling, mens chefen skal forholde sig til virksomhedens behov set i lyset af chefens kendskab til medarbejderen. Udstikkeren overtager ikke chefsansvaret, hvorfor chefen fortsat skal gennemføre tiltrædelses‐, opfølgnings‐ og udviklingssamtaler, men dialogen med udstikkeren skal for både officerens og chefens side være med til at sikre de rigtige forløb for Forsvarets medarbejdere. Udstikkeren kan af både chef og medarbejder dagligt nås via telefon, FIIN eller internet og vil jævnligt være på besøg på det enkelte tjenestested (der er afsat op til 40 rejsedage pr. udstikker) ligesom besøg på sektionens domicil på Holmen altid er muligt. Den enkelte udstikker håndterer mellem 200 til 300 officerer grupperet efter eksempelvis tjenesteretning i flyvevåbnet eller våbenart i hæren. Det er udstikkerens opgave at kende den enkeltes kvalifikationer, kompetencer og ønsker, således at der med udgangspunkt i Forsvarets behov er sammenhæng mellem evner og job. Udstikkeren bliver derved mægleren mellem virksomhedens og individets behov. Dialogen vil føre frem til en række planer, der normalt opdeles i to: En personplan og en stillingsplan. Personplanen skal danne grundlag for den enkelte officers indsigt i egen og andres fremtidige anvendelse, mens stillingsplanerne skal indeholde en generel oversigt over de stillinger, Forsvaret tilbyder. Personplanen opdateres hver 4. måned, og man kan, når dette læses, se personplanerne for Forsvarets officerer på FIIN. Stillingsoversigterne opdateres ikke så jævnligt, men de skal give den enkelte mulighed for at afsøge egne muligheder for job i Forsvaret. Ovenfor kan man i afsnittet om chefforvaltningen læse, at det strategiske mål med forvaltningen af Forsvarets militære chefgruppe er at kunne stille kvalificerede kandidater til Forsvarets højeste poster. Dette mål skal officersforvaltningen naturligvis bidrage til, hvorfor det er nødvendigt at følge officerskorpset nøje med henblik på at udvikle kandidater til topposter. Det vil medføre, at nogle skifter funktion oftere end andre, ligesom optagelse på uddannelse for nogle vil ske tidligere end normalen. Dette er i god overensstemmelse med ønsket om at skabe en rød tråd i den enkeltes karriere, hvad enten den har et vertikalt eller horisontalt forløb. Ud over at have fokus på den enkelte officer må der som nævnt være fokus på Forsvarets behov. Et nøglebehov er anvendelse af officerer i internationale missioner; ikke alene som en del af enheder, men også udsendte som enkeltpersoner. Behovet er i overensstemmelse med forsvarsforligets intentioner stigende, hvorfor man dagligt med kort varsel må bede officerer om at rejse i mission. Også her har vores kontorindretningen vist sig at give fordele, idet det nu er nemmere at fordele byrden ved enkeltmandsudsendelser mellem værnene, da princippet om bedste mand til jobbet gør, at vi uden skelen til uniformsfarve kan kigge bredt efter kandidater. Behovet for individer til enkeltmandsudsendelse med kort varsel har endvidere fået sektionen til at oprette en liste over emner til udsendelse, og vi vil på længere sigt forsøge at lave en liste over medarbejdere, der med kort varsel – i overensstemmelse med deres chefer – kan udsendes.
Forvaltning af Forsvarets stampersonel
Af oberstløjtnant Michael Bygholm, chef for Forvaltningssektion Stampersonel.
Stampersonellet i Forsvaret, dvs. det manuelle niveau og befalingsmandsniveauet, udgør over halvdelen af Forsvarets personelstyrke og i afslutningen af indeværende forligsperiode nærmere 60%, idet over 14.000 medarbejdere vil være stampersonel. En stor del af stampersonellet varetager specialistfunktioner, som er afgørende for, om enhederne kan løse pålagte opgaver. En kampvogn kører ikke langt, hvis mekanikeren ikke har monteret bælter, flyene må ikke starte og lande uden flyveleder i tårnet, og søværnets skibe kan ikke sejle på togt uden kokke – blot for at nævne et par enkelte eksempler. Dette betyder naturligt, at der er megen fokus på at få de rette medarbejdere, i rette antal, til rette tid.
Forvaltningen før og nu
Forud for oprettelsen af Forsvarets Personeltjeneste lå ansvaret for forvaltning af stampersonel placeret decentralt i de enkelte værn. Dette betød, at der var store værnsforskelle både i måden at forvalte personellet på og i medarbejderens muligheder for bl.a. udvikling og stillingsskifte. Typisk lå fokus og mulighederne på det lokale niveau, eksempelvis ved regimentet, eskadren eller flyvestationen – men næsten altid udelukkende i værnet. Med etableringen af Forsvarets Personeltjeneste blev forvaltningen af stampersonel centraliseret, idet forvaltningen nu alene varetages af Forsvarets Personeltjeneste.
Nyt koncept
Et helt nyt koncept har set dagens lys, idet hver enkelt medarbejder har fået tilknyttet sin egen udstikker. Stampersonel vil i lighed med øvrigt personel således have én og kun én indgangsvinkel til Forsvarets Personeltjeneste. Cheferne vil endvidere opleve mange henvendelser fra udstikkerne, der ønsker dialog om disponeringer af myndighedens personel. Nogle chefer skal nu vende sig til, at det nu er udstikkeren fra personeltjenesten ‐ som oftest selv en stampersonel ‐ og ikke en lokal personelofficer eller ‐befalingsmand, som de skal i dialog med. Personforvaltningsafdelingen er baseret på en værnsfælles tankegang, således også Forvaltningssektion Stampersonel. Det har dog, grundet stampersonellets høje grad af specialisering inden for enkelte værn, været nødvendigt at etablere værnsspecifikke elementer, hvor udstikkerne har ansvaret inden for værnet. I erkendelse af etableringen af de funktionelle tjenester, samt en vision om i højere grad at udføre forvaltningen på tværs af værnene, er der etableret et værnsfælles element. Netop visionen om en mere værnsfælles stampersonelforvaltning muliggøres ved en centralisering af personelfunktionen. Princippet om bedste person med de rette kompetencer til jobbet vil være det fremherskende princip – uanset værnstilhørsforhold. Den værnsfælles tilgang ses især i forbindelse med udsendelse til missioner, hvor princippet om, at de to ”blå værn” må afgive personel for derved at kunne aflaste hærens personel, der er spændt hårdt for, er ved at være vinde indpas. Der er ingen tvivl om, at denne praksis vil brede sig i forbindelse med besættelse af de hjemlige stillinger, og at man i større grad end tidligere vil se forsættelser fra et værn til et andet, hvis det skønnes hensigtsmæssigt. En ensartet, men fortsat individuel behandling af alt stampersonel vil ligeledes være en af konsekvenserne ved oprettelsen af Forsvarets Personeltjeneste. Nogle vil givet opleve det som en stramning, at reglerne følges, men det er absolut ikke hensigten at fjerne fleksibiliteten i stampersonelforvaltningen – tværtimod ønskes unødige bureaukratiske procedurer og regler fjernet eller ændret, og således skal der være plads til det nødvendige individuelle hensyn. Der vil helt givet være en stor gruppe, der vil opleve og nyde fordel af, at der nu tages samme hensyn uanset enhed, myndighed eller værn. Udarbejdelse af personplaner vil ligeledes for mange i stampersonelgruppen være noget nyt. Personplanerne viser tjenesteplanen for enkelte på en 6‐års horisont, herunder eventuelle længerevarende uddannelser. Grundet bl.a. omfanget og indkøring af nyt hjælpeværktøj til planlægning af personellet, vil planerne for stampersonellet først blive tilgængelige i primo 2006.
Det er hævet over enhver tvivl, at stampersonel i fremtiden ikke blot skal sidde i samme stilling i 20 – 25 år uden udvikling, og uden at stillingsskifte samt jobrotation drøftes. Omvendt betyder det ikke, at alt stampersonel nu blot skal rykkes rundt hver 4. år – det skal kun ske, når det er hensigtsmæssigt og en god idé og kun efter forudgående dialog.
Forvaltning af Forsvarets civile
Af kontorchef Anders Jakobsen, chef for Forvaltningssektion Civile
Forvaltningssektion Civile tager sig af forvaltningen af alle civilt ansatte i Forsvaret, ca. 9.000 medarbejdere. Sektionen har delt sig op i elementer, der specialiserer sig i hver deres personelgruppe (med deres forskellige overenskomstforhold og forskellige uddannelsesbehov), men den grundlæggende personforvaltning foregår efter samme principper for alle.
Rollen som ”arbejdsgiver”
Forsvarets Personeltjeneste har overtaget ”arbejdsgiverkompetencen” på områder som ansættelse, lønforhandling og afskedigelse. Når et tjenestested har en ledig stilling, giver man besked til den relevante udstikker, der undersøger, om stillingen kan besættes via den genplaceringsliste, hvor alle, der er eller vil blive sagt op som følge af forsvarsforliget for 2005 – 2009 er placeret. Hvis ikke genplaceringslisten rummer en kvalificeret kandidat, udar‐ bejder tjenestestedet og udstikkeren i samarbejde et stillingsopslag. Udstikkeren sørger for opslag på Forsvarets Personeltjenestes stillingsoversigt og eventuelt i eksterne medier og tager imod ansøgningerne. Udstikkeren deltager i ansættelsessamtalen og er med til at vælge, hvem der skal tilbydes stillingen. Groft sagt kan man beskrive arbejdsfordelingen sådan, at den lokale chef har det største ord at skulle have sagt om, hvem der anses for egnet til stillingen herunder ikke mindst om kemien er i orden, og at udstikkeren på den anden side har de administrative opgaver i forbindelse med en stillingsbesættelse, men også er den, der i sidste ende skal sige god for, at en ansøger vurderes kvalificeret til ansættelse i forsvaret. På tilsvarende vis deles opgaverne ved den efterfølgende lønforhandling: Den lokale chef er den, der vurderer, hvor stor en andel af tjenestestedets lønsum, man mener det er relevant at bruge som tillæg til den givne ansøger, mens udstikkeren dels vil forestå lønforhandlingerne, dels sammen med Løn‐ og Administrationsafdelingen i Forsvarets Personeltjeneste afpasse lønniveauerne ”på tværs” af organisationen, så der skabes sammenhæng og gennemsigtighed i løndannelsen i Forsvaret.
På tilsvarende vis er arbejdsgangen også ændret, når det drejer sig om sværere personalesager og afskedigelser. Det er tjenestestedet, der skal reagere i det daglige, hvis en medarbejder har problemer. Men kommer det til forvaltningsafgørelser, fx afskedigelser, er det Forsvarets Personeltjeneste, der træffer afgørelserne efter tjenestestedets indstilling. Udfordringen er for såvel tjenestested som udstikkere at etablere et godt og tillidsfuldt samarbejde, så udstikkerne i det daglige vil være en naturlig støtte og sparringpartner for den lokale ledelse.
Opgaver i forhold til personellet
En af de store opgaver for Forvaltningssektion Civile er at planlægge medarbejdernes langsigtede kompetenceudvikling og karrieremuligheder. Tjenestestedet skal stadig stå for den såkaldte funktionsbestemte uddannelse (den løbende uddannelse, der er nødvendig for at bestride en given stilling), men udstikkerne har en stor opgave med at vurdere medarbejdernes muligheder og behov for kompetenceudvikling på længere sigt. Et af hovedformålene med at have udstikkere for civile er at lægge større vægt på medarbejdernes kompetenceudvikling og planlagte karriereforløb. Dette sker gennem en dialog mellem udstikkeren, medarbejderen og dennes nærmeste chef. Udstikkerne vil være ”eksperterne” i relevant kompetenceudvikling for de forskellige personalegrupper Udstikkeren vil have en årlig samtale med medarbejderen– helst ved et møde på tjenestestedet, men i nogle tilfælde af praktiske årsager over telefonen. I denne samtale drøftes især medarbejderens tjenesteplan 6 år frem i tiden og eventuelle ønsker om jobskifte, efteruddannelse o.lign., der rækker ud over den nuværende stilling. Udstikkeren vil parallelt have kontakt med den pågældende medarbejders chef vedr. dennes vurdering af udviklingsmuligheder. Den lokale chef vil naturligt nok i det daglige fokusere på medarbejderens udvikling i sin nuværende funktion, mens udstikkeren vil se længere frem i tiden, herunder på eventuelle avancementsmuligheder. Som noget nyt foregår der nu også årlige ”rullemøder” på tjenestestederne for de civile. Her drøftes alle medarbejdere ved myndigheden i en struktureret form for at få et fælles overblik over, hvordan medarbejderne fungerer, om der er nogle problemområder, samt hvilke udviklingsmuligheder og uddannelsesbehov der er for den enkelte medarbejder. Udfordringen for udstikkerne er at skabe sig et overblik over de mange forskelligartede kompetence‐ og karrieremuligheder, der er for Forsvarets civile medarbejdere, og derefter i et åbent, ærligt og tillidsfuldt samarbejde med medarbejderne og cheferne på tjenestestederne at udvikle den enkelte medarbejders ressourcer, kvalifikationer og arbejdskraft med henblik på at gøre Forsvaret til en effektiv, men også attraktiv arbejdsplads.
