Major Kai P, Schjerling forretter tjeneste i Forsvarskommandoens Lagerstyringsgruppe, som er nedsat med det formål at gennemføre en udvikling af Forsvarets Lagerstyringsprojekt (MILLAG). MILLAG-systemet, der omfatter lager styringsfunktionerne ved de tre materielkommandoer, er det første fællesværnssystem, som på længere sigt sammen med andre fælles edb-systemer skal benytte data fra en fælles database, hvor data fra samtlige systemer registreres. En database er herhjemme et forholdsvis ukendt begreb. Da mange inden for Forsvaret i den kommende tid vil komme til at stifte bekendtskab med dette begreb, redegører majoren her for, hvad en sådan database er og hvad den benyttes til.
Indenfor Forsvaret arbejdes der med udviklingen af en række edb-systemer, der på længere sigt vil give mulighed for en øget effektiv planlægning og styring af Forsvarets mange forskellige aktiviteter. En af forudsætningerne for at disse edb-systemer kan arbejde sammen er, at der bliver mulighed for gensidig udnyttelse af de informationer, som skabes i de enkelte edb-systemer. Dette opnås gennem etablering af en såkaldt DATABASE, som kan benævnes »Forsvarets database«. Det første edb-system, som skal opbygges omkring en database er Forsvarets fællesværns edb-lagerstyringssystem - MILIAG. Dette vil være det første edb-system, som afleverer informationer - data - til Forsvarets database. Systemet ventes klar til produktion i løbet af 1977. Da database er et udtryk, som mange inden for Forsvaret vil støde på i den kommende tid, vil jeg i det følgende søge at forklare, hvad en database er - og derved måske fjerne nogle misforståelser omkring dette ord. Indledningsvis kan der være grund til at omtale, hvordan registrering af data sker, og hvordan informationerne kan hentes frem til brug. De data, som indgår i databasen, registreres - eller lagres - på magnetpladelagre. Et magnetpladelager (på engelsk disc) er en kassette med 5 »grammofonplader«. Hver grammofonplade har på hver side ca. 300 riller, hvori de enkelte data lagres. Ved hjælp af pladearme med ligeså mange skrive- og læsehoveder, som pladen har riller, kan der anbringes nye data i rillerne eller læses data, som er lagret der. Læsning og skrivning sker ved, at pladerne roterer, samtidig med, at armenes skrive- og læsehoveder automatisk finder de pladser, hvor de ønskede data befinder sig, eller hvor de skal lagres. Styringen af hvilke data, som skal læses eller skrives, foretages af en datamaskine - også benævnt computer. Ud fra de edb-programmer, der indlægges i datamaskinen, finder den i databasen på magnetpladelagret de data frem, som skal bruges ved udførelsen af programmet. Programmet indeholder nøje regler for datamaskinens behandling af dataene, der f. eks. kan bestå i udførelsen af forskellige regneoperationer. Når databehandlingen er afsluttet, kan de nye beregnede data atter lagres i databasen, stadig i overensstemmelse med edb-programmets instruktioner. Når der er brug for at indlæse nye data i databasen (eller at indlæse data, som skal benyttes i systemets programmer sammen med data fra databasen), sker dette ved hjælp af hulkort, magnetbånd (tape) eller ved indtastning direkte fra dataskærme. I MILLAG edb-systemet benyttes hulkort og magnetbånd primært ved indlæsningen af store mængde nye data til samlet registrering i databasen. Til de daglige operationer benyttes dataskærme. En dataskærm er en edb-terminal, der ved hjælp af telefonlinier er i direkte forbindelse med datamaskinen. Dataskærmen består af et tastatur, som stort set svarer til tastaturet på en skrivemaskine, og en skærm. Ved hjælp af tastaturet etableres der forbindelse til datamaskinen. Når datamaskinen er klar til at modtage data fra terminalen, meddeler den dette ved at udskrive information herom på skærmen. Operatøren meddeler derefter datamaskinen hvilket edb-program, der skal anvendes. Datamaskinen indlæser programmet. På grundlag af programmet udskriver datamaskinen på skærmen meddelelse om, hvilke informationer, der skal indtastes, for at datamaskinen kan udføre programmet. Er der f. eks. tale om indtastning af en rekvisition på nogle forsyninger, indtastes de ønskede data fra rekvisitionen ved hjælp af tastaturet på dataskærmen. Når datamaskinen har modtaget de krævede data, der benævnes inddata til programmet, kontrollerer datamaskinen, at de er rigtige. Derefter læser datamaskinen de data i databasen (på magnetpladerlagret), som edb-programmet skal bruge ved databehandlingen. Ved hjælp af instruktionerne i programmet behandler datamaskinen derefter inddata og de læste data fra databasen. Efter endt behandling afleverer datamaskinen ajourførte data til databasen og udskriver resultatet af databehandlingen på dataskærmen. De informationer - eller data - som indgår i resultatmaterialet benævnes uddata. Uddata kan - udover at blive udskrevet på dataskærmen - ved hjælp af hurtigskrivere også blive udskrevet på blanketter, som skal bruges ved den manuelle ekspedition af resultatmaterialet fra datamaskinen. Som resultat af en rekvisition vil der være tale om f. eks. blanketter til brug ved fremtagning og forsendelse af forsyningerne. Uddata kan også fremkomme som hulkort eller magnetbånd, når de skal bruges i andre edbsystemer. Som noget nyt kan store datamængder, f. eks. kataloger, udskrives direkte på microfilm. Ved hjælp af specielt læseudstyr kan data på microfilm læses af brugerne. Anvendelsen af microfilm sparer de meget store bøger og papirmængder, der i dag kræves ved bl. a. fremstilling af kataloger. Databehandlingen i et edb-system, der anvender terminaler, er vist i nedenstående diagram.
Det er programmerne i edb-systememe, som styrer indtastning og transmission af inddata fra dataskærm til datamaskine; som styrer at de nødvendige data kaldes fra databasen, og at disse data sammen med inddata behandles korrekt; og endelig som styrer, at resultatmaterialet afleveres enten til databasen i form af ajourførte data, eller at det i form af uddata udskrives på dataskærm eller hurtigskriver. Til brug ved styring af den samlede databehandling findes en række faste edb-programmer i datamaskinen. Disse faste programmer hjælper med styring af datatransmission mellem datamaskine og edb-terminaler. Der findes andre faste programmer, som henter data fra databasen og registrerer ajourførte eller nye data i databasen efter endt databehandling. Denne arbejdsproces er vist i diagram 2. Det egentlige edb-program er indlæst i datamaskinen. Når programmet har brug for at hente data eller at aflevere behandlede data, meddeler programmet dette til styreprogram
merae, som derefter styrer dataoverførslen mellem dataskærm, database og datamaskine. Dette betyder, at læsning af data fra databasen og registrering af data i databasen behandles af et særligt standard edb-program, som arbejder nøje sammen med databasen. Programmet finder frem til, hvor i databasen et bestemt data skal søges, og finder den tomme plads i databasen, hvor nye data kan registreres. I programmerne i edb-systememe skal man således blot angive hvilke data, der skal benyttes i de enkelte programmer, samt angive om disse skal fremskaffes i form af inddata eller læses i databasen. Programmerne vil derfor ikke indeholde angivelse af, hvor i databasen et data skal registreres. Det sørger styreprogrammet for. Vender vi os til databasen og betragter databasen uafhængigt af de edb-systemer og -programmer, som anvender data i databasen, vil det være hensigtsmæssigt først at se på definitionen af en database og de hertil knyttede begreber. »En DATABASE anvendes i forbindelse med integreret databehandlingssystem om foreningsmængden af alle registre i et system, hvis denne foreningsmængde er lagret og organiseret på en sådan måde, at dens data i væsentligt omfang kan udnyttes til formål, der ikke kunne fastlægges ved registrenes konstruktion«. Der er i definitionen af databasen i hovedsagen to karakteristiske forhold, som kræves opfyldt, for at man kan tale om en database i dette ords egentlige betydning. For det første anvendes databasen i forbindelse med edb-systemer, hvor en række processer er koordineret ved f. eks. at tilvejebringe og anvende en række fælles data til brug i disse processer. Dette kaldes INTEGRERET DATABEHANDLING. Som eksempel kan nævnes et edb-system, hvor data fra ordrer, produktion og indkøb indgår i ét system, som sammenfatter planlægning, fakturering, lønningsregnskab o.s.v. For det andet kræves det, at alle data i registrene er lagret på en sådan måde, at de enkelte data kan anvendes af andre edb-systemer, der skal bruge de samme data. Data, som indledningsvis fastlægges og registreres med anvendelse i MILLAG edb-systemet for øje, skal således også kunne bruges af senere edb-systemer, hvor de samme data skal anvendes. Beholdningsoplysninger, som registreres af MILLAG i databasen, skal eksempelvis lagres på en sådan måde, at et eventuelt senere edb-system omfattende normer og brugende enheders beholdninger også kan benytte disse oplysninger. Datamaskinen har i overensstemmelse med de fastlagte edb-programmer direkte adgang til de i databasen registrerede data. Programmerne giver naturligvis kun adgang til de data, som det enkelte program skal anvende. Når et edb-program skal anbringe nye data i databasen, sker dette ved hjælp af det førnævnte styreprogram. Programmet anbringer det nye data på den første ledige plads i magnetpladelagrets riller. Samtidig sørger programmet for at angive adressedata i magnetpladelagret for det nye data, således at det let kan findes frem, når det senere skal bruges. Denne metode medfører, at der ikke bruges plads på magnetpladelagret til data, som ikke anvendes, eller til data, der er annulleret. Når der skal læses data fra databasen, finder styreprogrammet frem til de ønskede data ved hjælp af adresseoplysningerne. Skal et data ikke længere anvendes, f. eks. når en restbeholdning udleveres og der ikke længere findes beholdninger under lagernummeret, markerer styreprogrammet dette data som annulleret. Samtidig ændres adresseoplysningerne, således at der ikke længere peges på den plads, hvor dataet var anbragt. Ved registrering af nye data vil styreprogrammet opfatte pladsen som ledig, og anbringe nye data på beholdningstallets tidligere plads. På denne måde vil data, der bruges i de samme edb-programmer efterhånden blive spredt over store dele af magnetpladelagret, ligesom der rundt om i lagret kan opstå mindre, tomme pladser. Det er derfor nødvendigt med forholdsvis store mellemrum at reorganisere databasen. Dette betyder, at datamaskinen ved hjælp af et særligt edb-program sorterer samtlige data på en nærmere fastlagt hensigtsmæssig måde og ændrer samtlige adresseoplysninger. Efter reorganiseringen, der kun tager forholdsvis kort tid, kan databasen atter benyttes af edb-programmerne. Reorganiseringen udføres for at placere data, som normalt benyttes i samme program, samlet i magnetpladelagret. Herved spares tid ved læsning af de registrerede data.
Databasen vil indeholde data til brag for et eller flere edb-systemer. En række af disse data vil kun blive benyttet af ét af edb-systememe. Andre data benyttes af to eller flere af edb-systemerne i fællesskab. Edb« systemernes programmer angiver - ud over behandlingsregler og beregninger, de skal udføre - hvilke data, der skal benyttes fra databasen, og hvilke data hvert program må ajourføre, ændre eller tilføje i databasen. For de fælles data er det et krav, at de er opbygget ensartet, og at dataindholdet er det samme i de forskellige systemer. Et kundenummer for en myndighed eller en enhed skal således være identisk i edb-systemer inden for materiel-, personel- og økonomiområdet, hvis det samme kundenummer skal kunne benyttes fælles for alle edb-systememe. Bmges et fælles kundenummer skal der kun registreres ét kundenummer pr. myndighed i databasen, og alle edb-systememe har adgang til at benytte dette kundenummer. For et sådant fælles data kræves det fastlagt, hvilket af systemerne, der kan tilføje, ændre og slette det i databasen. Til kundenummeret kan der være knyttet en række oplysninger og koder, der enten kan være fælles for to eller flere af edb-systemerne eller som kun anvendes af det ene af dem. For de fælles data gælder det samme som for kundenummeret, nemlig at de skal være opbygget og defineret helt ens i systemerne. Databasen kan således betragtes som en samling af data, som enten anvendes i fællesskab af to eller flere forskellige edb-systemer, eller som udelukkende benyttes af ét af systemerne.
Edb-systemerne anvender - i overensstemmelse med de udarbejdede programmer i hvert af systemerne - data fra databasen og registrerer ajourførte data efter edb-behandlingen i databasen. For de fælles data for systemerne er det i programmerne fastsat, om der må foretages ajourføring af databasens oplysninger af det edb-system, som programmet indgår i. Ved planlægningen af de enkelte edb-systemer skal det undersøges, om de data, der skal benyttes i programmerne, i forvejen indgår i databasen i forbindelse med et andet edb-system. De data, der således allerede er optaget i databasen, kan derpå også benyttes af det nye edbsystem. Data, der ikke allerede findes i databasen, må defineres i det nye system og derpå indlægges i databasen. Arbejdet med at undersøge om der er tale om fælles data for flere systemer vil ofte være meget stort. Ens data kan være tildelt forskellige navne i de enkelte systemer, således at man ikke kan se, at der er tale om fælles data. I andre tilfælde kan data, som umiddelbart forekommer at være ens, vise sig at være forskelligt opbygget. I disse tilfælde må man enten søge at ændre de to data, således at de bliver identiske, eller benytte to forskellige data. Ved indlæggelse af data i databasen er det derfor et krav, at der foretages en omhyggelig analyse af de enkelte datas nuværende og mulige fremtidige anvendelse. Ved navngivning og beskrivelse af data skal det sikres, at fremtidige anvendelsesmuligheder ikke på forhånd udelukkes, og at datanavnet entydigt fortæller hvilken data der er tale om. I forbindelse med opbygningen af databasen er det nødvendigt at foretage en strukturering af de enkelte data. Der gælder en række regler herfor, som ikke nærmere skal omtales her. I princippet opbygges datastrukturerne med en EJER af strukturen og et eller flere MEDLEMMER, der er knyttet til ejeren. Et eksempel herpå kan være en myndighedsstruktur. Her betegnes datanavnet »Myndighedsnummer« som ejer og datanavnene på myndighe* dens navn og adresse samt andre koder, der er knyttet til myndighedsnummeret, som medlemmer i strukturen. De enkelte datanavne kan efter behov indgå i andre strukturer i de forskellige edb-systemer. Tænker man sig, at der ønskes et program, som pr. lagernummer kan udskrive oplysninger om normer og beholdninger for hver myndighed, kan strukturen opbygges således:
Det ses, at hvert data kun er registreret én gang i databasen. Ved at opbygge strukturer med indgang via lagernummer og myndighedsnummer - EJERNE - kan de ønskede andre data - MEDLEMMERNE - findes. Beskrivelse af lagemummeret findes ved indgang via lagemummeret, og myndighedsnavnet findes via myndighedsnummeret. Norm og beholdning pr. myndighed findes ved kombineret indgang via lagernummer og myndighedsnummer. De ønskede oplysninger kan derefter findes i databasen og udskrives. Ved indførelse af et edb-system, der skal registrere og behandle normering, skal der kun indlægges normadata i databasen, idet de øvrige data registreres i forbindelse med MILLAG edb-systemet. Fordelen ved at anvende en database er, at der i forskellige edbsystemer kan benyttes en række fælles data. Dette sparer et meget stort arbejde med at fastlægge, indsamle og registrere fælles data i hvert af systemerne. Samtidig opnås økonomiske besparelser ved at benytte mindre plads på de magnetpladelagre, hvorpå databasens oplysninger lagres. Hertil kommer, at der opnås en meget ønskelig standardisering af de data, som anvendes i Forsvaret. Databasen gør det også muligt at fremstille samlede og aktuelle rapporter og statistikker til brug ved planlægning og opfølgning af Forsvarets aktiviteter. Af ulemper kan nævnes, at opbygningen af databasen kræver et ret omfattende forarbejde med definition, beskrivelse og navngivning af de enkelte data. Et særligt problem er de sikkerhedsmæssige aspekter i forbindelse med en samlet registrering af alle data i en fælles database. Det er givet, at der vil være et stort behov for at sikre disse data på en sådan måde, at uvedkommende ikke kan få adgang til de samlede oplysninger i databasen. Der er i dag mange muligheder for at beskytte data på edb-lagre, og dette spørgsmål må overvejes nøje inden databasens endelige etablering. Der er med den nye databaseteknik skabt muligheder for at samle alle data, som benyttes i de forskellige administrative systemer i Forsvaret. Dette betyder, at Forsvarets kommandomyndigheder kan få et overblik over sammenhængen mellem de forskellige aktiviteter og disses indflydelse på den samlede virksomhed. Det betyder også, at brugerne skulle få mindsket arbejdet med at udfærdige og indsende rapporter, som ofte indeholder mange ens data, der vil kunne skaffes ved udskrivning af oplysninger fra databasen. Opbygningen af en database og de hertil knyttede edb-systemer samt indsamling og registrering i databasen af de nødvendige informationer er et arbejde, som vil tage adskillige år. Indsamlingen vil kræve en stor arbejdsindsats. Derfor må det ved etableringen af de enkelte systemer og ved udvælgelsen af de data, som systemerne kræver registreret i databasen, nøje vurderes, hvor stor en arbejdsindsats dataindsamlingen kræver. Ved etableringen af de enkelte edb-systemer må det være en hovedmålsætning, at systemerne ikke øger »papirarbejdet« hos det personel, som skal indrapportere data til databasen, og hos dem som skal behandle de udskrevne informationer. Et system bør således ikke ensidigt lægges an på at skaffe informationsmateriale til de centrale myndigheder. Ved systemets planlægning bør behovet for de enkelte informationer sammenholdes med det arbejde, der er forbundet med indsamlingen af de enkelte grunddata. På det personelpolitiske område vil den kommende »edb-isering« af Forsvaret stille krav om udvælgelse og uddannelse af Forsvarets personel til deltagelse i arbejdet med udvikling og planlægning af edb-systemerne. Der bør på uddannelsesområdet sigtes mod, at dette personel gennemgår en grundig edb-planlægningsuddannelse inden deltagelse i systemarbejdet. Systemernes brugere bør have en grundlæggende orientering om edb. Endelig må det chefspersonel, som bliver ansvarlige for den rigtige anvendelse af edb-systemerne, dels trænes i at formulere deres krav til de ledelsesinformationer systemet skal give dem, og dels meddeles et nøje kendskab til hvordan de senere kan anvende informationerne. Successen for de kommende edb-systemer er helt afhængig af, om man i Forsvaret i tide klarlægger de nye problemer, som anvendelsen af edb medfører i det daglige arbejde.
