Major Kai P. Schjerling, Hærens Materielkommando, redegør i denne og en følgende artikel for det nye edb-lagersty ringssy stem, der varetager forsyningsprocedurer ved Hærens Materielkommando og mellem denne og hærens og øvrige værns myndigheder, hvor hæren er størstehruger. Ad åre forventes dette system at blive udbygget til også at omfatte interne forsyningsprocedurer ved hærens tjenestesteder og faglige enheder. Denne første artikel omfatter en beskrivelse af systemets opbygning og procedurer. I en følgende artikel vil planlægningsarbejdet og indhøstede erfaringer blive behandlet.
I private og offentlige virksomheder ofres der i disse år millioner af kroner på at rationalisere og effektivisere administrationen og forvaltningen. I alle større virksomheder er dette ensbetydende med, at en lang række arbejdsprocesser overføres til maskinel behandling på forskellige former for kontormaskiner. Disse maskiner har siden 2. verdenskrig gennemgået en forrygende udvikling. I 50erne var det hovedsageligt hulkortmaskiner, der blev benyttet. Omkring 1960 dukkede de første edb-anlæg op herhjemme, og disse har siden udviklet sig til meget komplicerede anlæg, der stiller store krav til det personale, der skal anvende maskinerne. De nye edb-anlæg er især velegnede til behandling af opgaver med meget store datamængder eller opgaver, der kræver komplicerede matematiske beregninger. Der er derfor i de seneste år atter kommet mindre edb-anlæg - eller mini-computere - på markedet, som med økonomisk fordel kan benyttes ved løsning af mindre beregningsopgaver, ofte udført i tilslutning til de store edb-systemer.
Den udvikling på edb-området, der kan forventes i 70erne, vil navnlig falde på to områder: For det første udvikling af integrerede edb-systemer, hvor de hidtidige edb-opgaver samles i ét system, der anvender data fra en fælles databank, som edb-anlægget har direkte adgang til at benytte. For det andet samling af de meget kostbare edb-anlæg i store datacentraler, hvor brugerne har adgang til edb-anlæggene ved hjælp af edb-terminaler, der opstilles i virksomhedernes afdelinger og forbindes til datacentralen ved hjælp af telefonforbindelser.
Det første store administrative edb-system inden for forsvaret, der benytter 70ernes teknik, er det edb-lagerstyringssystem, som Hærens Materielkommando (HMAK) tog i brug 2. januar 1973. Dette system betød et brud med mange års anvendelse af kendte forsyningsprocedurer, blanketter og forvaltningsbestemmelser, og medførte for de ansatte inden for hærens forsyningsforvaltning en total ændring af det hidtil udførte arbejde. HMAK edb-lagerstyringssystem - »LAGSTYR« - er det største edblagerstyringssystem i Danmark, og kan med god grund betegnes som et af de mest moderne edb-systemer, der bruges i forsyningstjenesten ved NATOlandenes forsvar.
I en række foredrag om dette edb-system ved Danmarks Forvaltningshøjskole har jeg fortalt om systemet. Det er min opfattelse, at disse emner må have interesse for en lang række personer inden for forsvaret, og jeg vil derfor i det følgende omtale LAGSTYR tilblivelse og omfang med udgangspunkt i de ovenfor nævnte foredrag. Omtalen af systemets procedurer vil dog være lidt mere detaljeret end gennemgangen heraf ved Forvaltningshø j skolen.
Hærens forsyningsforvaltning.
Formålet med hærens forsyningsforvaltning er at holde regimenter, skoler og brigader forsynet med forplejning, drivmidler, ammunition og materiel. LAGSTYR vil indledningsvis omfatte forsyningen med materiel og en række olieprodukter. Senere vil forsyningen med ammunition også blive indpasset i LAGSTYR-procedurerne, men dette kræver nogle ændringer og udvidelser af edb-systemet. Materiellet omfatter en lang række forskellige forsyningsgenstande: Køretøjer, våben, elektronisk materiel, radio- og signalmateriel, ingeniør maskiner, hærkort, sanitetsmateriel, uniformer m.m. Materiellet kan enten være hovedgenstande, f.eks. kampvogne, kanoner og radiostationer, eller reservedele og forbrugsgenstande, der benyttes ved vedligeholdelse, reparation og anvendelse af hovedgenstandene.
Forskellene mellem materiellet og de enkelte materielgenstandes anvendelse ville efter manges opfattelse umuliggøre, at de blev samlet i et edbsystem, hvor materiellet blev disponeret efter ens disponeringsregler. Med baggrund i de forvaltningsmæssige traditioner fra de tidligere tekniske tjenester, som i 1968 blev samlet i HMAK, var en sådan tankegang vel heller ikke urimelig. Det blev imidlertid under LAGSTYR udvikling hurtigt klart, at disse forskelle ikke var større, end at alt materiellet kunne disponeres efter ensartede regler i edb-systemet.
Ved hjælp af en række koder, der er knyttet til de enkelte forsyningsgenstande, sikres det, at edb-systemet tager hensyn til forskelle i materiellets art og anvendelse. Dette kan illustreres ved at sammenligne disponeringen af et køretøj og reservedele til brug ved reparation af køretøjet. Køretøjet anskaffes efter specificerede behovopgørelser for de enkelte køretøjstyper, det kan repareres, når det bliver utjenstdygtigt, og der føres løbende kontrol med, hvor køretøjet befinder sig. Reservedele indkøbes og lagerføres i overensstemmelse med forbruget af dem; udgiften afholdes inden for de årlige samlede driftsbudgetter til indkøb af motorreservedele; de kan normalt ikke repareres efter anvendelse og betragtes som forbrugte, når de er benyttet ved en reparation.
Disponeringsreglerne kan overføres på de andre materielgenstande, f.eks. våben og radiostationer og de dertil hørende reservedele m.v., og det har derfor ikke været nødvendigt at lave særregler for de enkelte materieltyper. For ammunitionens vedkommende vil en række disponeringsregler være de samme, som benyttes ved disponering af materiellet, men blandt andet beholdningsregnskabet og kontrollen med de enkelte ammunitionspartier vil kræve nogle særprocedurer. LAGSTYR-procedurerne er udformet således, at ammunitionen uden store ændringer af edb-programmerne senere kan indpasses i LAGSTYR. Ammunitionen ventes optaget i LAGSTYR i løbet af 1-2 år.
HMAK har i dag 125-150.000 lagernumre i de manuelt førte lagerregnskaber. Dette tal vil blive nedbragt til ca. 100.000 lagernumre, som skal optages i LAGSTYR. Reduktionen skyldes blandt andet følgende forhold:
- Materieltyper, der i løbet af de nærmeste år ikke længere skal bruges i hæren - eller af de øvrige værn - vil ikke blive optaget.
- Ved sammenlægningen af de tidligere tekniske tjenester har det vist sig, at en række ens genstande blev ført under hver sit lagernummer. Disse lagemumre sammenlægges nu successivt under ét lagernummer.
- Den i de senere år anvendte forsynings- og vedligeholdelsespolitik har lagt indkøbet af en række civilt anvendte reservedele ud til lokalanskaffelse ved de forvaltende myndigheder. Disse reservedele oplægges kun ved HMAK i de enkelte tilfælde, hvor beredskabsmæssige hensyn kræver det, og vil derfor ikke indgå i LAGSTYR beholdningsregistre.
Endelig har det i forbindelse med optagelsen af materiellet i LAGSTYR vist sig, at en række reservedele ikke længere kunne anvendes, fordi det materiel, de skulle benyttes til, tidligere var blevet udrangeret. Udover de fordele, som LAGSTYR betyder for hærens forsyningstjeneste, har systemets indførelse medvirket til en sanering af HMAK lagre. Herved frigøres der lagerplads, som enten kan benyttes til andre formål, eller som kan bevirke, at lejemål af bygninger kan opsiges.
HMAK organisation.
Hærens Materielkommando - HMAK - blev dannet i 1968 ved sammenlægning af de hidtidige tekniske tjenester i hæren. Organisatorisk består HMAK af en Centralledelse og 3 parkområder. Centralledelsen er opdelt i en administrativ og en teknisk sektor. De afdelinger inden for de to sektorer, som LAGSTYR primært berører, er Forsyningsafdelingen i den administrative sektor og Vedligeholdelsesafdelingen i teknisk sektor. Forsyningsafdelingen udfører i relation til LAGSTYR arbejdsopgaver i forbindelse med iværksættelse af indkøb og reparation, afgivelse af indkøbsordrer samt indsamling og registrering af data for de enkelte forsyningsgenstande. Afdelingen har endvidere ansvaret for den budgetmæssige kontrol i forbindelse med anskaffelserne. Vedligeholdelsesaf delingen udsender de vedligeholdelsesdirektiver, der giver regler for vedligeholdelses- og reparations tjenesten ved de forvaltende myndigheder og ved parkområdernes værksteder. På grundlag af vedligeholdelsesdirektiverne udpeges de reservedele, som skal lagerføres og optages i LAGSTYR.
Parkområdernes virksomhed kan opdeles i tre hovedfunktioner:
- Modtagelse og lagerføring af tjenstdygtige forsyninger med henblik på udlevering. Beholdningerne oplægges i 5 materieldepotområder og et antal depoter fordelt over hele landet.
- Lagerføring af reparabelt materiel, der afleveres fra regimenterne og oplægges med henblik på senere reparation. De reparable beholdninger oplægges ved et særligt depot i hver landsdel.
- Reparation af det reparable materiel enten på parkområdemes værksteder eller på civile værksteder.
Parkområderne har hidtil ført et manuelt beholdningsregnskab over parkområdernes lagre. Disse beholdningskartoteker vil successivt blive overført til LAGSTYR edb-registre, således at der ved udgangen af 1973 kun vil være et meget lille antal forsyningsgenstande, der regnskabsføres manuelt. Det vil være ammunition, der på et senere tidspunkt overgår til edb, og materiel, som kun skal anvendes en kort tid indtil det erstattes med mere moderne materiel. Parkområderne kan sammenlignes med en-gros virksomheder, der udleverer varer til »detailhandlerne«, der er hærens regimenter og skoler samt - under øvelser og i en beredskabssituation - hærens faglige enheder. Ved disse »detailhandlere« - der er lagersty ringssystemets kunder - findes mindre arbejdsbeholdninger, hvorfra der sker udlevering til de afdelinger og underafdelinger, som bruger materiellet. Det er af betydning for forståelsen af nogle af LAGSTYR-procedurerne at gøre sig klart, at de brugende enheder ikke handler direkte med parkområderne.
Formål og forudsætninger for LAGSTYR.
Formålet med edb-lagerstyringssystemet har været at skabe en effektiv disponering af beholdningerne, at automatisere de manuelle forretningsgange i HMAK forsyningsprocedurer og at danne basis for en central styring af hærens materielforvaltning. Valget af det edb-system, som skulle opfylde de nævnte formål, skete blandt andet ud fra følgende forudsætninger:
Central registrering af beholdninger og forbrugsinformationer.
Oplysningerne, der hidtil er blevet registreret i parkområdernes manuelt førte beholdningskartoteker, samles i edb-registrene. Dette vil umiddelbart give et overblik over beholdningssituationen for de enkelte lagernumre eller et samlet billede af den forsyningsmæssige status for grupper af forsyningsgenstande i forbindelse med udlevering og genforsyning af lagrene.
Smidig disponering af beholdningerne uanset disses placering.
I det manuelle system blev parkområde-beholdningeme udleveret til kunderne i samme landsdel, som parkområdet lå i. Hvis der opstod mangler ved et af parkområderne, blev de udlignet ved overførsel mellem parkområderne, hvilket ofte medførte leveringsforsinkelser. I edb-systemet disponeres beholdningerne til udlevering, uanset i hvilken landsdel parkområdet og kunderne befinder sig. Herved undgås forsendelser af materiel mellem parkområderne, og antallet af leveringsforsinkelser reduceres. Hovedprincippet vil dog stadig være, at udlevering fra et parkområde sker til kunder inden for samme landsdel, og at der kun i mangelsituationer trækkes på beholdningerne i den anden landsdel.
Størst mulig udnyttelse af edb-anlægget ved rutineekspeditioner.
For at udnytte edb-anlæggets store kapacitet mest muligt vil størstedelen af rutineekspeditionerne blive foretaget af edb-systemet uden manuel ind griben. Rutineekspeditionerne, der hidtil er foretaget manuelt, omfatter behandling af rekvisitioner, ajourføring af beholdningsregistre, udskrivning af ekspeditionspapirer, iværksættelse af genforsyning og indkøb, effektuering af restordrer ved modtagelse af forsyninger samt beregning af lagrenes størrelse og økonomiske indkøbsmængder. Der regnes med, at ca. 95 % af de indsendte rekvisitioner disponeres automatisk af edb-systemet.
Personelbesparelser.
Ved overførslen af de manuelle beholdningskartoteker og andre manuelle funktioner til edb, regnes der med at kunne frigøres en del personel. Betjening af edb-terminalerne samt overvågning og ajourføring af edbsystemets procedurer og programmer kræver dog et antal personer. Den samlede personelbesparelse forventes at andrage ca. 50 personer. Personelbesparelserne har ikke ført til afskedigelser, idet de er udlignet ved anden afgang af de berørte personelgrupper.
Rimeligt hensyn til krigstids forhold.
Edb-systemet skal primært varetage fredstidsprocedurerne i hærens forsyningstjeneste. Det er imidlertid en selvfølge, at systemet skal kunne virke længst muligt i en beredskabssituation. Dette vil være muligt, så længe telefonforbindelserne fra terminalerne til edb-anlægget kan opretholdes. Beredskabsmæssigt opnås fordele ved en bedre disponering af beholdningerne i fredstid, ligesom systemet kan betjene felthærens faglige enheder, uden at edb-programmerne skal ændres. Hvis forbindelsen til edb-anlægget afbrydes, sikrer manuelle lokationskartoteker ved parkområderne, at beholdningerne kan fremtages fra depoterne. I sidstnævnte tilfælde må edb-beholdningsregistrene ajourføres, når forbindelserne atter bliver i orden.
Hensyn til rivende udvikling i edb-teknikken.
Med den meget hurtige udvikling af edb-teknikken, var det vigtigt at finde frem til edb-udstyr, der udnyttede den moderne edb-teknik. Edbsystemet skulle køres hos I/S Datacentralen af 1959 i København, og det var derfor naturligt at vælge et terminalsystem, der ved hjælp af dataskærme fik direkte adgang til edb-anlægget og edb-registrene. Udviklingen af terminalsystemer er endnu noget relativt nyt herhjemme, men ved valget heraf blev der skabt et virkelig moderne edb-system.
Økonomi.
Ved udviklingen af edb-systemet var det en forudsætning, at driftsudgifterne skulle modsvares af tilsvarende besparelser i personel- og lagerholdsudgifterne. En summarisk opstilling af de årlige edb-udgifter og besparelser illustrerer dette:
Med stigende lønninger vil personelbesparelser på længere sigt vise øgede udgiftsbesparelser. Terminalerne vil kunne benyttes ved driften af andre edb-systemer ved HMAK, hvorved lejeudgiften vil mindskes, idet udgiften så må fordeles over flere systemer. Hertil kommer, at der set fra et samfundsmæssigt syn er sket en frigørelse af arbejdskraft til løsning af andre statslige eller civile opgaver, og at der ved reduktionen af lagrene frigøres produktionskapacitet, som kan udnyttes til andre samfundsnyttige formål. Endelig må det fremhæves, at hæren vil få et langt bedre styringssystem på forsyningsområdet, end det hidtidige system gav mulighed for.
Systemets opbygning.
LAGSTYR er opdelt i en række delsystemer, der benytter data lagret i en fælles databank.
Distribuerings- og beholdningsregnskabssystemet (DIST-systemet) er det største af delsystemerne. Det behandler alle transaktioner i forbindelse med materielbevægelser mellem parkområder og kunder (regimenter m.fl.). Det holder endvidere regnskab med parkområdernes beholdninger, med beholdninger som er lagt til side til bestemte formål, samt med et antal vigtige hovedgenstande og køretøjer ved regimenterne. Når der i forbindelse med udlevering opstår behov for levering af nye forsyninger, sørger DIST-systemet automatisk for, at dette sker ved at starte de nødvendige procedurer i GIM-systemet.
Genforsynings-, indkøbs- og modtagesystemet (GIM-systemet) er det delsystem, som starter og behandler genforsyningssager, registrerer alle indkøb og reparationer ved parkområderne, samt behandler modtagelse af materiel ved levering til parkområderne fra leverandører eller fra reparation. Hvis der ved tilgang af varer er registreret skyld (restordrer) til kunderne, vil GIM-systemet automatisk sørge for, at restordrerne effektueres straks efter modtagelsen. Lagerberegningssystemet (LABER) opsamler månedlig efterspørgselsstatistik for de enkelte lagernumre. Efterspørgselstallene danner grundlag for automatisk ajourføring af lagernumrenes genbestillingspunkter, som angiver, hvornår der skal startes et indkøb. LABER sikrer derved, at lagrenes størrelse løbende afpasses efter stigende eller faldende efterspørgsel. På basis af efterspørgselstallene samt oplysninger om leveringstid og priser beregner LABER ved indkøb den økonomiske indkøbsstørrelse og hvordan indkøbet skal fordeles mellem parkområderne. Beregningerne, der er ret komplicerede, udføres efter regler i 4 forskellige lagermodeller, som er indlagt i systemet. Statistik- og rapportsystemet (STARAP) udskriver månedligt en række rapporter, som kan deles i to forskellige hovedtyper. Den ene type er egentlige ledelsesinformationer om forløbet af de mange forsyningsaktiviteter, som LAGSTYR dækker. Den anden type er driftsrapporter, som giver oversigt over, hvordan selve edb-systemets funktioner virker.
F or espør gselssystemet (SPØRGE) omfatter de procedurer, som gør det muligt straks at få oplyst hvilke data, som findes i edb-registrene. Forespørgslerne sker via terminalerne, og der er naturligvis truffet sikkerhedsforanstaltninger, således at uvedkommende ikke kan få disse oplysninger. Registerændringssystemet (REGÆND) udfører ændringer af alle faste data i databanken. Ændringerne kan enten være ændring af enkelte data, optagelse af nye lagernumre eller sletning af lagernumre, som skal udgå. Beholdningstal og andre variable data kan ikke ændres ved hjælp af dette system, idet disse data af revisionsmæssige grunde kun må kunne ændres ved afgang og tilgang i forbindelse med DIST- og GIM-systemernes procedurer. Databanken indeholder alle de data, der benyttes ved edb-behandlingen. Det er enten FASTE DATA, såsom lagemumre og de dertil knyttede forvaltningsdata og -koder samt kunde- og leverandøroplysninger, eller VARIABLE DATA, som er beholdningstal, oplysninger om tilgode og restordrer og forskellige statistikoplysninger. De enkelte data er samlet i en række edb-registre, hvoraf størstedelen er lagret på pladelagre (desks) med direkte adgang til de enkelte data fra terminalerne. For enkelte registre er der dog ikke behov for direkte adgang til de lagrede data, og disse registre er af økonomiske hensyn lagret på magnetbånd (tapes).
Maskinelt udstyr og placering.
LAGSTYR er et terminalsystem med terminaler opstillet ved HMAK og ved parkområderne. Terminalerne er ved faste telefonforbindelser forbundet med Datacentralen i København, hvor det IBM 370/155 edb-anlæg, som systemet kører på, er opstillet. Edb-anlægget hører til de mest moderne herhjemme, og er installeret i efteråret 1972. Anlægget byder på en række fordele sammenlignet med de tidligere IBM 360-anlæg, gennem hurtigere - og derved billigere - behandlingstid, og mere økonomiske muligheder for udnyttelse af anlæggets dyre lager, hvor edb-programmerne behandles. Anlægget udfører LAGSTYR-programmerne og styrer indlæsning og udskrivning af data ved terminalerne. Det er således anlægget i København, som styrer terminaloperatørerne i Hjørring og Brødeskov, når blanketter skal ind i systemet. Det er ligeledes anlægget, som styrer udskrivningen af ekspeditionsblanketter ved terminalerne, når anlægget har behandlet de indtastede data.
Terminalerne er placeret i Hjørring og Brødeskov. Terminalen i Hjørring betjener HMAK Centralledelse og Nordjyske Parkområde. Terminalen i Brødeskov betjener Sjællandske Parkområde. Hver terminal består af et antal dataskærme IBM 2260 og en IBM 2770- terminal med hurtigprinter. I Hjørring er 2770-terminalen yderligere forsynet med noget hulkortudstyr. Dataskærme benyttes ved indtastning af rekvisitioner og andre blanketter i edb-systemet, ved forespørgsler om data i databankens registre og ved ændring af registres data. En dataskærm består af en fjernsynsskærm og et udvidet skrivemaskinetastatur. Når forbindelsen til edb-anlægget er etableret, vil skærmen oplyse hvilke data, operatøren skal indtaste. Operatøren indtaster de krævede data ved hjælp af tastaturet. Edb-systemet kontrollerer, om der er fejl i de indtastede data, og meddeler eventuelle fejl på skærmen. Operatøren kan umiddelbart rette fejlene, hvorefter databehandlingen kan foretages i edb-anlægget. Ved forespørgsler til edb-registrene i databanken vil edb-anlægget meddele de ønskede data på dataskærmen, og det er derved muligt øjeblikkeligt at fremskaffe de oplysninger, der skal bruges i den manuelle sagsbehandling. Hurtigprinteren benyttes ved den daglige udskrivning af ekspeditionspapirer, der bruges af parkområderne ved udlevering af forsyninger. Der udskrives også blanketter til brug ved indkøbs- og r ep ar ationsprocedur erne, samt forskellige rapporter. Udskrivningen sker normalt dagen efter indtastning af inddata i systemet. Dette princip benyttes, fordi der er tale om en »en gros virksomhed«, og der som følge heraf normalt ikke er noget presserende behov for udskrivning den samme dag, hvor ekspeditionen startes. Ved hasteekspeditioner - blandt andet ved udlevering af materiel med operativ betydning for dækningsstyrkens enheder - er programmerne tilrettelagt således, at ekspeditionspapirerne udskrives straks efter indtastningen. Således vil papirer til en højt-prioriteret udlevering være udskrevet 3 min. efter, at rekvisitionen er indtastet. Der har ofte været spurgt om ikke et sådant terminalsystem er sårbart i en krigssituation. Hertil er svaret jo. En afbrydelse af telefonforbindelserne eller sabotage mod datamaskinerne vil standse edb-systemet. Der er derfor indlagt forskellige sikkerhedsforanstaltninger. Således kan systemet operere på flere edb-anlæg, hvis et anlæg ødelægges. En sådan overførsel af edb-programmerne fra et anlæg til et andet foregår automatisk og så hurtigt, at det knap nok bemærkes af terminalpersonellet. Endvidere er kopier af samtlige edb-registre og -programmer opbevaret flere forskellige steder i landet. En eventuel sabotage mod Datacentralen vil således kun kunne medføre ødelæggelse af et sæt af registrene og nye kopier vil hurtigt kunne skaffes frem. På grundlag af kopierne kan edbregistrenes indhold udskrives ved andre datacentraler, således at et manuelt beholdningsregnskab med de vigtigste forsyninger hurtigt kan fremskaffes. Som en sidste - men meget vigtig - sikkerhedsforanstaltning er der ved alle depoter et manuelt ført register, der viser, hvor materiellet er oplagt. Ved hjælp af dette register - lokationsregistret - kan depotpersonellet hurtigt finde frem til materiel, der skal udleveres. I en krigssituation kan kampenhederne således altid få deres forsyninger, selvom forbindelsen til edb-anlægget er afbrudt.
Procedure i LAGSTYR.
Et indtryk af lager styringssystemets arbejdsmåde kan man få ved at se på to af de hyppigst benyttede procedurer : UDLEVERING til hærens regimenter og GENFORSYNING af parkområdernes lagre. Et regiment, der har brug for at få leveret noget materiel, udfærdiger en rekvisition, som påføres oplysninger om rekvirentens kundenummer samt lagernummer og antal for det eller de forsyningsgenstande, der skal udleveres. Rekvisitionen sendes pr. post til parkområdets terminalkontor, hvor den ved hjælp af dataskærme indtastes i edb-systemet. I edb-systemet behandles rekvisitionen af en række programmer, som er vist på side 234. Inddatakontrollen er en kontrol af, om rekvisitionens data er korrekte. Det kontrolleres her, om kundenummeret findes i kunderegistret, om lagernummeret er kendt og om antallet er korrekt. For en rekvisition omfatter inddatakontrollen ca. 70 forskellige kontroller af de enkelte data for at sikre, at de indtastede data er rigtige. Hvis der findes fejl, meddeles dette på dataskærmen, hvor fejlens art oplyses. Er fejlen begået af skærmoperatøren, kan denne rette fejlen ved at indtaste det rigtige data. Hvis fejlen skyldes fejlskrivning på rekvisitionen, må den returneres til rekvirenten, som kan rette fejlen og derpå indsende rekvisitionen til fornyet indtastning.
Når inddatakontrollen er afsluttet, får operatøren på skærmen at vide, at rekvisitionen er godkendt, hvorefter næste rekvisition indtastes.
I den videre behandling af rekvisitionen udfører edb-systemet yderligere nogle kontroller. Blandt andet kontrolleres det, at forsyninger med stor operativ betydning kun bliver udleveret til regimenter, der må få disse forsyninger. Hvis rekvirenten efter de i LAGSTYR fastsatte regler ikke er berettiget til at få forsyningerne, vil rekvisitionen blive udskrevet til manuel disponering ved Forsyningsafdelingen.
Når LAGSTYR har kontrolleret, at rekvisitionen er korrekt, fortsætter edb-systemet med disponeringen af rekvisitionen. Det undersøges i lagerregistret, om de rekvirerede beholdninger findes, og når dette er tilfældet, disponeres beholdningerne til udlevering ved et af parkområderne. Disse disponeringsprocedurer er meget komplicerede. De sikrer, at beholdningerne først udleveres til de regimenter, der har størst behov for udlevering, og at der opretholdes afbalancerede beholdninger ved parkområderne. Disponeringsprocedurerne sørger også for, at udlevering normalt sker fra det depot, der ligger nærmest ved regimentet, således at transportomkostningerne bliver de mindst mulige.
Hvis der ikke findes tilstrækkelige beholdninger til at opfylde rekvisitionen, noteres de manglende beholdninger automatisk som restordre - skyld - til regimentet. Er der tale om forsyninger af beredskabsmæssig betydning for dækningsstyrkens enheder, udskrives automatisk meddelelse herom til Forsynings afdelingen, der herved bliver i stand til at afhjælpe manglen ved fremskyndelse af bestilte leverancer, ved hasteindkøb eller ved overførsel fra et andet regiment, der har reservebeholdninger af de manglende forsyninger. Når rekvisitionen er disponeret, ajourføres lagerregistret straks, således at det til enhver tid viser de aktuelle beholdningstal. Det rekvirerede antal registreres også i et register, der måned for måned opsummerer den løbende efterspørgsel på de enkelte lagernumre. Efterspørgselsstatistikken er specificeret for hvert parkområde, således at beholdningerne ved nyindkøb automatisk fordeles på parkområderne i overensstemmelse med det forventede aftræk.
Til slut undersøger edb-systemet, om udleveringen har medført, at lagrene skal genopfyldes enten ved indkøb af nye beholdninger eller ved reparation af reparabelt materiel. Dette sker, når beholdningstallet ved udleveringen har passeret genbestillingspunktet for lagernummeret. Genbestillin gspunktet sikrer, at bestilling på nyt materiel afgives så betids, at restordrer undgås. Hver måned omregnes alle genbestillingspunkter automatisk af LAGSTYR, således at de løbende tilpasses stigninger eller fald i efterspørgslen eller ændrede leveringsterminer ved indkøb. Der resterer nu kun at udskrive de nødvendige ekspeditionspapirer og øvrige blanketter til brug ved udleveringen. Også dette sker automatisk, normalt dagen efter indtastningen af rekvisitionen ved dataskærmen. Udskrivningen sker på 2770-terminalernes hurtigprintere. Ved udskrivningen er ekspeditionspapirerne sorteret i den rækkefølge, som varerne skal fremtages efter i de enkelte depotbygninger. Forsendelsespapireme er derimod sorteret i kundenummerorden, således at blanketterne til de enkelte regimenter udskrives samlet. Samme aften, som rekvisitionen er indtastet ved parkområdets terminal, udskrives en meddelelse til rekvirenten om rekvisitionens behandling. Meddelelsen afsendes pr. post til rekvirenten med nattogene, og næste morgen vil meddelelsen være hos rekvirenten, som kan se, hvorfra og hvornår forsyningerne vil blive leveret. Rekvisitioner, der er taget i restordre, optages også på meddelelsen. I de tilfælde, hvor LAGSTYR ved udleveringen har konstateret, at der skal foretages indkøb eller igangsættes reparation, vil der næste morgen automatisk blive udskrevet et genforsyningsforslag. Dette indeholder oplysninger om beholdninger, efterspørgselstal, eventuelle restordrer og en række tekniske, indkøbsmæssige og økonomiske oplysninger. Genforsyningsforslaget indeholder også forslag om, hvorvidt genforsyning bør ske ved indkøb eller ved reparation, samt forslag til den mængde, der skal indkøbes eller repareres, og hvor forsyningerne skal leveres. Forslaget bygger på de registrerede beholdningsoplysninger, efterspørgselstal og prisoplysninger. Som navnet siger, er der tale om et forslag, der skal godkendes af Forsyningsaf delingen eller Vedligeholdelsesaf delingen inden indkøb eller reparation foretages. Godkendelsen er afhængig af, om der er rådige bevillinger til indkøbet eller reparationen, og for reparationerne tillige om værkstedskapaciteten og beholdningerne af reservedele muliggør en reparation. Formålet med denne gennemgang har været at give læseren et lille indtryk af edb-programmernes arbejdsmåde. En detaljeret gennemgang af de enkelte procedurer er det ikke her muligt at give. Til illustration af edbanlæggets hurtighed kan det oplyses, at de procedurer, der her er omtalt, udføres i løbet af ca. 2 sekunder.
Fordele ved LAGSTYR - og nogle ulemper.
Indførelsen af LAGSTYR giver ikke alene HMAK, men også hæren og øvrige værns brugere og kommandomyndigheder en række fordele. Nogle af fordelene vil først komme efter nogen tid. Eksempelvis kræver beregningen af lagrenes størrelse opsamling af efterspørgselsstatistik i l/2 år, før beregningerne kan udføres med tilstrækkelig nøjagtighed. Også udskrivning af ledelsesinformationer i form af statistiske informationer m.m. kan først give de ønskede oplysninger, når der er opsamlet statistiske data over en vis periode. Af disse årsager startes Lagerberegningssystemet (LABER) og Statistik- og rapportsystemet (STARAP) først ca. 1. august 1973. Nogle af de væsentligste fordele, systemet giver hærens forsyningssystem, vil blive omtalt i det følgende. Samtlige beholdninger ved parkområderne styres som én beholdning. Dette er kun muligt ved udnyttelse af edb-teknikken. Enhver med kendskab til forsyningstjeneste ved, hvor vanskeligt det har været ved hjælp af manuelt førte beholdningsregnskaber at indsamle og ajourføre en aktuel beholdningsoversigt for blot et begrænset antal forsyningsgenstande. At tilvejebringe en oversigt og forsøge en styring af mere end 100.000 lagernumre var umuligt i det manuelle system. Med edb er dette muligt. Lagernumrene er samlet i en række grupper af ensartede forsyninger, og er tildelt en række koder, der er ens for de forskellige grupper. Ved hjælp af disse koder kan ledelsen sikre, at beholdningsdisponeringen sker efter ensartede regler. Ved at ændre på styrekoderne er ledelsen i stand til at tilpasse beholdningsdisponeringen til den forsyningspolitik, som ønskes ført. For de enkelte lagernumre kan der også ved hjælp af nogle koder foretages en styring af beholdningsdisponeringen. Dette har især betydning for kritiske forsyninger, eller når det på grund af mangler er nødvendigt at rationere beholdningerne. Samtidig med indførelsen af LAGSTYR tog hæren et nyt prioriteringssystem i brug. Dette prioritetssystem er opbygget på grundlag af det amerikanske MILSTRIP-prioriteringssystemet, som også benyttes i en række NATO-lande og herhjemme af Flyvevåbnet. Edb-procedurerne i LAGSTYR er lagt til rette således, at disponeringen foretages i overensstemmelse med de enkelte rekvisitioners prioritet. Herved kan udlevering i mangelsituationer og effektuering af restordrer til regimenterne styres, således at beholdningerne udleveres til de enheder, som ud fra enhedernes operative betydning har størst behov for forsyningerne. Selve styringen af lagrene medfører, at restordrer på forsyninger, der har operativ betydning, bliver færre end i det manuelle system. Et særligt LAGSTYR edb-program - Reserverings- og Rapporteringsprogrammet - muliggør reservering af beholdninger til særlige formål. Her kan nævnes reparations- eller anskaffelsespro gr ammer, hvor reservedele og komponenter skal være til stede, inden reparation eller produktion kan påbegyndes, opbygning af beholdninger i forbindelse med indkøb og udlevering af nyt materiel eller båndlægning af brigade- og krigsreserver, som kun undtagelsesvis må røres i fredstid. Udover at »lægge beholdninger til side« til de formål, de er bestemt for, udskriver Reserverings- og Rapporteringsprogrammet løbende aktuelle rapporter om de enkelte reserveringers forløb og meddeler, når de er afsluttet. Dette edb-program giver meget større muligheder end hidtil for at sikre, at projekterne gennemføres inden for de givne tidsrammer. Programmet udskriver endvidere økonomiske oversigter over, hvad projekterne har kostet. En af de meget store fordele ved LAGSTYR er, at genopfyldning af parkområdernes lagre iværksættes automatisk. I det manuelle system tog det op mod 2 måneder at indsamle de beholdnings- og forbrugsinformationer samt indkøbsdata, der nu står på det af LAGSTYR udskrevne genforsyningsforslag. Da ekspeditionstiden ved genforsyning derved kan reduceres med disses 2 måneder, kan genbestillingstidspunktet - og dermed lagerbeholdningerne - også reduceres med ca. 2 måneders forbrug. Dette giver selvsagt en meget stor reduktion af lagerholdsomkostningerne. Samtidig hermed er servicegraden over for kunderne øget. Altså øget service — og dermed øget beredskab - for færre penge.
Edb-maskinen har en meget stor kapacitet til at udføre komplicerede matematiske beregninger. I LAGSTYR udnyttes denne regnekapacitet ved udregning af prognoser over forbruget. Dette sker på grundlag af de opsamlede efterspørgselsstatistikker og oplysninger om leveringstiderne fra indkøb til varerne er modtaget. Forbrugsprognoserne benyttes ved den månedlige ajourføring af lagernumrenes genbestillingspunkter samt ved beregning af, hvor store mængder der skal indkøbes, og hvordan leverancerne skal fordeles mellem parkområderne. Prognoserne bygger på flere forskellige lagermodeller, men det er bevidst tilstræbt i starten at gøre disse modeller forholdsvis simple. Uanset dette er beregningerne dog så komplicerede, at anvendelsen af disse lagermodeller og prognoseberegninger kun er mulig ved hjælp af edb-teknikken. Prognoserne skal sikre, at indkøb og reparationer iværksættes rettidigt, og at de dækker det forventede forbrug. I den forbindelse må der peges på to forhold: For det første udarbejdes prognoserne kun ud fra de forsyningsmæssige behov, og bedømmelsen af om de nødvendige bevillinger til indkøbene er til stede, sker fortsat manuelt ved Forsyningsaf delingen. For det andet udregnes prognoserne ud fra det fredsmæssige forbrug, og da dette for en række forsyninger afviger fra det forventede forbrug i krigstid, må beredskabsbeholdningernes størrelse fortsat beregnes manuelt. Til det sidste kan nævnes, at to af de anvendte lagermodeller bygger på manuel registrering af de beholdningsniveauer, der skal opretholdes af beredskabsmæssige grunde, således at disse tal indgår i beregningerne af fredstidsbehovet. Jeg har her nævnt en række af de betydelige fordele, som LAGSTYR giver, men bør også omtale nogle ulemper, som anvendelsen af edb medfører. En af de største ulemper er de meget store krav til datadisciplin, der stilles til systemets kunder og brugere. For at få de korrekte uddata, er det nødvendigt, at edb-maskinen får rigtige inddata at arbejde med. Dette sikres gennem de tidligere nævnte inddatakontroller af de indtastede inddata. Hvis der findes fejl i et af de data, som f.eks. står på en rekvisition, vil den ikke blive behandlet, før fejlen er rettet. På trods af den omfattende fejlkontrol vil der kunne komme forkerte data ind i maskinen, og i disse tilfælde er det - afhængig af fejlens art - et meget stort arbejde at finde og rette fejlen. Kravene om datadisciplin og overholdelse af de fastlagte regler er søgt imødekommet ved en omfattende uddannelse af rekvirenterne og brugerne inden systemets start. Yderligere er der udarbejdet detaljerede brugerinstrukser, som indeholder oversigter over de inddata, der kræves. Det har i de måneder, systemet har kørt, vist sig, at disse to foranstaltninger, som har været meget arbejdskrævende, har bevirket, at fejlmængden har været meget lille. En anden gruppe ulemper er af rent edb-teknisk art. Her tænkes på de problemer, der opstår, når edb-maskinen eller forbindelserne mellem maskinen og terminalerne ikke virker, samt på vanskelighederne ved lokalisering og rettelse af egentlige fejl. Hvis forbindelserne til maskinen afbrydes eller maskinen af forskellige årsager bryder ned, vil edb-behandlingen af forsyningstransaktionerne ikke kunne foretages. Sandsynligheden for at dette sker i fredstid er minimal, og der er naturligvis truffet en lang række sikkerhedsforanstaltninger, som sikrer, at kortvarige afbrydelser ikke ødelægger edb-registrene. I krigstid må det imidlertid anses for mere tvivlsomt, om edb-systemet kan virke uden afbrydelser. Der er derfor planlagt en række manuelle forretningsgange, som sikrer, at forsyningstjenesten fortsat kan virke, selvom edb-behandlingen ophører. Ved lokalisering og rettelse af fejl i edb-programmerne er der ofte tale om et stort og dyrt arbejde med at finde og rette fejlene. I et så stort edb-system som LAGSTYR er det nødvendigt, når en fejl i et program er fundet og rettet, at sikre sig, at rettelsen ikke giver fejl i et af de andre programmer. Dette sker ved en omfattende kontrol (test) af alle de programmer, som rettelsen berører. Først når denne kontrol er afsluttet, kan rettelsen indlægges i programmet. Der kan således gå op mod et par måneder, før en fejl er rettet, og dette giver naturligvis en række ulemper for systemets brugere i den tid, hvor fejlen optræder i programmet. I enkelte tilfælde kan fejlen edb-mæssigt være så kompliceret eller rettelsen være så kostbar at foretage, at fejlen ikke kan rettes. I sådanne tilfælde må de manuelle brugerprocedurer ændres, således at systemet kan virke tilfredsstillende uanset fejlen.
