Log ind

Apropos rationalisering i forsvaret

#

- har major B. Reese-Petersen sendt os nedenstående betragtninger, der bl.a. fastslår, at alle må vænne sig til tanken om, at rationalisering bliver en permanent funktion i forsvaret, samt refererer norske erfaringer vedr. rationalisering i forsvaret.

Reaktionerne blandt forsvarets personel på meddelelsen om etablering af en »uropatrulje« i forsvaret har nok været mere blandede, end der burde være grund til. Den anførte uofficielle betegnelse yder næppe fuld retfærdighed for den bebudede rationaliseringsafdeling, der har mulighed for at blive en betydningsfuld nyskabelse. Det er en skam, for netop ved etableringen af et rationaliseringsorgan som det omhandlede, er der behov for bredest mulig forståelse for nødvendigheden af en endog meget aktiv rationaliseringsmæssig virksomhed i en organisation som forsvaret. Vel, men hvad er det da, der efter de i skrivende stund foreliggende meddelelser om oprettelse af en rationaliseringsafdeling synes at være under opsejling?

- rationaliseringsorganisationen.

Med etableringen af en direkte arbejdende rationaliseringsafdeling, der er centralt placeret i forsvarets toporganisation, skulle mulighederne være til stede for gennemførelse af rationaliseringsmæssige undersøgelser og foranstaltninger af større format end hidtil, hvor der »kun« har været selvstændigt arbejdende rationaliseringselementer i kommandomyndigheder og materielkommandoer m. fl. I 1967 blev Forsvarets Rationaliseringsnævn nedsat med den opgave at intensivere rationaliseringsbestræbelseme inden for forsvaret. Dette nævn har vist sin berettigelse som igangsætter og koordinator af mange projekter i årenes løb, men nævnet må givetvis have savnet det tværgående og selvstændigt arbejdende organ, som rationaliseringsafdelingen har mulighed for at blive. Rationaliseringsnævnets betydning vil ikke blive mindre fremover, snarere tværtimod, idet det som »bestyrelse« for rationaliseringsaf delingen nok vil få endnu flere koordinationsmæssige og igangsættende opgaver end hidtil, og ikke mindst vil nævnets placering og sammensætning være af betydning for den praktiske gennemførelse af rationaliseringsafdelingens bearbejdede forslag m. v. En væsentlig fordel ved etableringen af en rationaliseringsafdeling som et permanent arbejdende og højt placeret rationaliseringsorgan vil være dette, at rationaliseringsarbejdet kan opnå tilstrækkelig prioritet, kan vurderes i det bredest mulige perspektiv, og kan tilpasses det omfattende udviklings- og planlægningsarbejde samt de mange fremadrettede aktiviteter, som allerede er sat i gang i forsvaret. Man må formode, at rationaliseringsnævnet og rationaliseringsafdelingen vil blive toppen af en rationaliseringsorganisation, der forgrener sig med rationaliseringselementer i alle forsvarets større myndigheder og institutioner, idet rationalisering bør blive en integreret og permanent funktion på alle højere niveauer i forsvaret. Kun de færreste niveauer vil dog kræve et selvstændigt rationaliseringselement, som ikke er belastet med andet arbejde. En sådan rationaliseringsorganisation vil være meget lig med ordningen i Norge, hvor man for adskillige år siden har etableret både et »Forsvarets Rasjonaliseringsråd« (= vort hidtidige Forsvarets Rationaliseringsnævn), en »Forsvarets Rasjonaliseringstjeneste« (= den kommende Forsvarets Rationaliseringsafdeling (?)) og rationaliseringsgrupper i forsvarsgrene m. v. (= nuværende og måske kommende rationaliseringsudvalg og -grupper i kommandomyndigheder og tekniske myndigheder m. fl.). Forsvarets Rasjonaliseringstj eneste har en fast stab på 15-20 medarbejdere; herudover engageres konsulentfirmaer eller tilkommanderes nødvendigt personel i forbindelse med løsning af enkeltprojekter.

- hvorfor nu rationalisering?

Udflytninger, cafeteriaordning, ny forsvarsordning og nu mere rationalisering! Er det endnu et forsøg på at gøre forsvarets hverdag trist og urolig?

Ja, man kunne næsten fristes til at sige: Bare det kun var det, sagen drejede sig om. Baggrunden er imidlertid langt mere alvorlig. Hvis ikke forsvaret i lighed med enhver anden virksomhed foretager dybtgående og løbende rationaliseringer med deraf følgende modernisering og ajourføring af organisation, administration, styringssystemer og -metoder etc., vil man ikke være i stand til at holde driftsudgifterne (først og fremmest de stadig stigende personeludgifter) på et niveau, som gør det muligt at finansiere nødvendige materielanskaffelser inden for rammerne af rådige ressourcer.

Alle må vænne sig til tanken om, at rationalisering ikke kun vil blive et overgangsfænomen, men simpelthen en permanent funktion i forsvaret, og alle bør indstille sig på at skulle medvirke til at fjerne overflødige aktiviteter af enhver størrelsesorden og aktivt at medvirke til gennemførelsen af de rationaliseringsmæssige foranstaltninger, som med tilbagevendende mellemrum bliver iværksat, og som vil få indflydelse på den enkeltes job og hverdag. Hvis ikke personellet forstår hensigten med eller nødvendigheden af rationaliseringsforanstaltninger, kan en del af den tilstræbte forbedrede effektivitet og/eller besparelse gå til spilde eller måske mistes på anden måde.

Den menneskelige faktor er således af afgørende betydning for resultatet af enhver rationaliseringsmæssig indsats. Dette er forlængst erkendt af eksperter på dette område, og man anvender naturligvis al mulig psykologisk takt i forbindelse med såvel forundersøgelser som ved selve gennemførelsen af de aktuelle forandringer i organisation og forretnings^ gange m.v. (Den menneskelige faktor er nærmere behandlet i artiklen »Effektivisering af ledelsesfunktioner i forsvaret«, Militært tidsskrift, dec. 1969, side 519-521).

Nytænkning, samarbejdsevne, samarbejdsvilje, tilpasningsevne, fleksibilitet, fordomsfrihed, motivation og indlevelsesevne er nøgleord i forbindelse med rationaliseringsvirksomhed. En del af forsvarets personel stifter på den management-prægede del af forsvarets uddannelsesvirksomhed i en vis udstrækning bekendtskab med disse begreber med henblik på forståelse for og medleven i den uophørlige tilpasningsproces, som forsvaret også udi al fremtid vil være udsat for.

- rationalisering (af lat. ratio = fornuft).

Rationalisering er betegnelsen for velovervejede, planlagte og vedvarende bestræbelser mod en fornuftigere anvendelse af de indsatte produktionsmidler (personel, bygninger, tekniske hjælpemidler m.v.) (2). Endvidere omfatter rationalisering bestræbelser for at sikre afstemning af aktiviteter i forhold såvel til hinanden som til organisationens målsætning og til de ressourcer, der kræves. Med en så omfattende betydning af rationaliseringsbegrebet kan det blive vanskeligt at skille rationaliseringsvirksomhed fra anden virksomhed inden for forsvaret. Det må faktisk blive enhver myndighed og enhver medarbejders pligt at medvirke til en effektiv udnyttelse af de ressourcer, som er til rådighed. Selvom det ikke direkte er anført nogetsteds, må det umiddelbart være således, at enhver indenfor sit arbejdsområde har ansvaret for, at nærliggende rationaliseringsmuligheder ikke forspildes. (1) De personer, der mere eller mindre fuldtidsbeskæftiges med rationaliseringsvirksomhed, bør naturligvis bibringes nødvendig viden dels om de rationaliseringsmuligheder, som findes vedrørende organisationsstruktur, administrativt arbejde og forvaltning, dels om den teknik og metodik, der bruges i forbindelse med rationalisering, og dels om de kendte styringssystemer og -metoder. Til større enkeltopgaver vil det ofte være nødvendigt med bistand fra konsulentfirmaer. Større grupper af forsvarets personel bør efterhånden gennem kursusog informationsvirksomhed aktiveres og motiveres for rationaliseringsmæssig indsats. Enhver vil imidlertid kunne medvirke til en vis rationalisering uden kendskab til rationaliseringsteknik. Enhver kan ved en kritisk vurdering af sit arbejde eller ansvarsområde måske finde muligheder for initiering af en rationalisering. Under arbejdet med daglige eller periodiske rutine- eller enkeltopgaver kan man f.eks. stille følgende spørgsmål: Hvorfor udføre dette arbejde? Hvad er formålet? Kan det udføres mere hensigtsmæssigt? etc. etc. Måske vil resultatet kun blive en helt lokal forenkling af en procedure eller arbejdsgang, og så kan man have opnået en tidsgevinst til gavn for andre og mere primære funktioner, men måske er det en forenkling, som man kan have glæde af 187 andre steder i forsvaret, og så er det jo noget, der tæller i forslagsordningen, jf. KFF B.7-1968. Ved granskning efter rationaliseringsobjekter må man være opmærksom på følgende tabskilder: Overflødige organisationsled, traditionsbestemte skillelinier, for mange involverede instanser (hele kommandovejen), dobbeltarbejde (dårlig arbejdsfordeling), for lidt automatisering, anvendelse af overkvalificeret arbejdskraft, for detaljeret kontrol, og for ringe arbejdstempo (i gennemsnit udnyttes arbejdstiden kun med 50%). Den normale trinvise ændring af organisatoriske forhold og administrative procedurer m. m. kan være årsag til, at man ikke opnår maksimal effekt af enkeltrationaliseringer, såfremt disse ikke er indpasset i en koordineret løsning for et større område. Netop her vil rationaliseringsafdelingen kunne få stor betydning, fordi man ved hjælp af rationaliseringsplanlægning kan skabe sammenhæng på kortere og længere sigt i den samlede rationaliseringsmæssige indsats. Man kan ligeledes ved hjælp af en rationaliseringsmæssig langtidsplanlægning sikre, at alle områder af forsvarets virksomhed bliver gennemgået kritisk med jævne mellemrum. Som introduktion og inspiration til rationaliseringsvirksomhed i forsvaret kan i øvrigt anbefales den under kilder anførte bog »Rationalisering af statsadministrationen«, der er skrevet af kontorchef Olaf Johansen, Administrationsdepartementet. (Bogen kunne eksempelvis anskaffes af forskellige myndigheder med henblik på cirkulation blandt personellet).

- norske erfaringer. (1)

I Norge har man konstateret en såvel teoretisk som praktisk udvikling henimod et videre arbejdsfelt for rationaliseringsorganerne, end det oprindelig har været forudsat. De karakteristiske træk i denne udvikling er:

- Overgang fra passiv til aktiv planlægning af rationaliseringsarbejdet, d.v.s. at rationaliseringsorganet udarbejder en rationaliseringsplan ud fra en totalvurdering af en myndighed m. fl. i dag og i fremtiden.

- Rationaliseringsorganet sætter målsætning og arbejdsopgaver for myndigheder m. fl. under debat.

- Hele en myndigheds styrings- og beslutningssystem analyseres, ikke kun den administrative virksomhed.

Andre karakteristiske træk er følgende:

- Økonomiske analyser indtager en stadig bredere plads.

- De langsigtede perspektiver i rationaliseringsarbejdet får høj prioritet. Dette skyldes dels, at besparelser som regel først opnås på længere sigt i forbindelse med regulering af personeltil- og -afgang dels, at indførelse og udfasning af nyt og gammelt materiel og dermed ændring af styrkemålsætningen er langsigtede operationer.

- Rationaliseringsarbejdet ses i sammenhæng med den overordnede langtidsplan. Langtidsplanen bør påvirke rationaliseringsplanen, men til en vis grad dog også omvendt, idet rationaliseringsmulighederne må påvirke de mål, der fastsættes indenfor en økonomisk ramme.

- Rationaliseringsorganet tager aktiv del i foranstaltninger, som forbedrer rationaliseringsmulighederne på længere sigt, og som skaber større omkostningsbevidsthed på alle niveauer i forsvaret. Rationaliseringsorganet satser derfor på oplysning og information samt kursusvirksomhed vedrørende rationalisering. Ligeledes satser man på udvikling af sådanne administrative styringssystemer, som fremmer mulighederne for effektiv ledelse, herunder forøgelse af den enkelte chefs muligheder for at træffe de rigtige økonomiske dispositioner.

- Rationaliseringsorganet tilvejebringer normer m. v. for nærmere definerede arbejdspræstationer med henblik dels på kontrol af effektiviteten, dels som hjælpemiddel i rationaliseringsarbejdet for at måle personelbemandingen, og dels for at måle effekten af iværksatte rationaliseringsforanstaltninger.

Af rationaliseringsarbejdet i det norske forsvar har man blandt andet erfaret,

- at rationaliseringsorganet på ethvert trin må knyttes snævert til ledelsen og være et værktøj for denne,

- at der må skabes sammenhæng mellem langtidsplan og rationaliseringsplan,

- at rationaliseringsarbejdet, udover at blive anset som et omkostningssænkende hjælpemiddel, også må betragtes som et værktøj for administrativ udvikling, og

- at rationaliseringsorganet må have mulighed for at medvirke til, at effektiviseringsforanstaltninger får så stor spredning som mulig.

Såvel det norske Forsvars departement som Forsvarskomiteen har i øvrigt i flere forbindelser understreget, at det i første række skyldes rationaliseringsforanstaltninger, at man kan formå at holde driftsudgifterne nede, således at de nødvendige materielanskaffelser kan finansieres inden for rammerne af rådige ressourcer. Blandt de konkrete objekter, Forsvarets Rasjonaliseringstjeneste i de senere år har arbejdet med, kan nævnes opgaver vedrørende forsvarets ledelses organisation, vurdering af personelbehov inden for værnene, vurdering af forsvarets regionale organisation, personelforvaltningen, nye budget- og regnskabsformer, kontorholdsudgifter, lagerplads og -styring, etablissementsudnyttelse, langtidsplan for brug af EDB i forsvaret, forvaltning af bygninger og anlæg, inventarnormering, reparations- og vedligeholdelsestjeneste, transportvirksomhed, indkøb svirksomhed, integrering af skolevirksomhed, materiel- og forsyningstjeneste, byggestandarder og byggeomkostninger samt nyt kodificeringssystem for materiel. Det er endvidere interessant at se, at man i samarbejdsudvalgene i vid udstrækning behandler spørgsmål vedrørende lokale rationaliseringsmuligheder og -aktiviteter. I øvrigt har forsvaret i de seneste år haft den mest omfattende forslagsvirksomhed indenfor den norske statstjeneste.

- motivationsfaktorer.

De aktuelle bestræbelser for at lægge loft over den danske stats budget og forberedelse af en sparejagt på flere milliarder kroner vil naturligvis komme til at berøre forsvaret, og det almindelige princip om, at det sikkerhedspolitiske mål skal nås med mindst mulige omkostninger for samfundet, vil ikke mindst i denne forbindelse blive helt aktuel. Virkningerne i praksis af en forøget rationaliseringsindsats i forsvaret kan formentlig her og der blive upopulære, og der vil blive stof til lige så megen småsurhed over ændringer i tingenes tilstand, som hidtidige omkostningsbesparende foranstaltninger vel nok har givet anledning til. Såfremt små og store rationaliseringsforanstaltninger imidlertid ses i sammenhæng, dels med samfundets almindelige bestræbelser for økonomisering, og dels med den absolut nødvendige reduktion af driftsudgifterne til fordel for materielinvesteringer, vil ulemperne ved de enkelte rationaliseringsforanstaltninger vel ikke alene være til at bære, men den enkelte i forsvaret skulle også være motiveret for aktiv medvirken hertil.

B. Reese-Petersen

Kilder:

(1) Norske Stortingsmeldinger nr. 67/1968, 34/1969, 33/1970 og 49/1971.

(2) Olaf Johansen: Rationalisering af statsadministrationen (Fremad).