EDB-lagerstyring i hæren II

I juni-nummeret beskrev major Kai P. Scherling, Hærens Materielkommando, det nye edb-lagerstyringssy- stems opbygning. I denne artikel redegør majoren for arbejdet med planlægningen af systemet og for de indhøstede erfaringer.

 

Planlægning af HMAK edb-lagerstyringssystemet. Før et så kompliceret edb-system som HMAK edb-lagerstyringssystem - LAGSTYR - kan starte, ligger der adskillige års forberedelse af edb-pro- grammerne og brugerprocedurerne. For at opnå et godt resultat er det absolut påkrævet, at edb-programmerne nøje afpasses efter de forretningsgange, der ønskes fulgt hos brugeren. Dette kan kun nås, hvis der hele tiden ved planlægningen af edb-programmerne tages hensyn til organisations- og arbejdsmæssige forhold hos brugerne og kunderne, som edb- systemet skal betjene.

Det bør naturligvis ikke være sådan, at det er edb-programmerne, som bestemmer de manuelle forretningsgange hos brugerne. Ej heller bør brugernes forretningsgange være afgørende for edb-procedurerne, hvis der i forbindelse med udviklingen af det totale edb- og brugersystem kan etableres mere rationelle forretningsgange. Der må mange gange i planlægningsfasen foretages en afvejning af, hvordan edb-programmerne mest hensigtsmæssigt kan spille sammen med nye forretningsgange hos brugerne. Hvis hovedvægten lægges på edb-programmerne, risikerer man at få nogle uheldige og komplicerede manuelle procedurer. Omvendt vil man miste muligheden for en rationel tilrettelæggelse af det manuelle arbejde, hvis edb-programmerne blot opbygges på grundlag af de eksisterende forretningsgange.

Vender man sig til de organisationsmæssige forhold bør det ligeledes overvejes, om edb-systemets procedurer skal tilrettelægges på grundlag af den eksisterende organisation, eller om edb-systemet giver mulighed for rationelle forbedringer af organisationen. For LAGSTYRs vedkommende var der ikke i planlægningsfasen åbnet mulighed for sådanne organisationsændringer, idet HMAK organisation ved sammenlægningen af hærens tekniske tjenester var låst fast i givne rammer. Det blev derfor ikke overvejet, om organisationen burde ændres i forbindelse med edb-systemets indførelse. Efter min opfattelse kunne man have opnået en bedre udnyttelse af edb-systemet, hvis der på enkelte områder samtidig var foretaget en omlægning af organisationsstrukturen. En meget stor fordel ved LAGSTYR tilrettelæggelse var, at systemets regler kun i meget få tilfælde var bundet af love og bestemmelser fastsat af myndigheder uden for HMAK. Når et edb-system skal tilpasses bestemmelser, som er udarbejdet uden hensyntagen til mulighederne for edb- behandling, bliver resultatet ofte uhensigtsmæssige arbejdsgange og dårlige edb-programmer.

De forvaltningsmæssige regler, som LAGSTYR byggede på, blev i forbindelse med planlægningsarbejdet tilpasset edb-systemet, hvor dette var nødvendigt.
Selve planlægningsarbejdet kan groft opdeles i:
- Fastlæggelse af edb-systemet.
- Planlægning af systemets procedurer.
- Programmering af edb-programmerne.
- Udarbejdelse af brugerinstrukser.
- Test af procedurerne.
- Uddannelse af brugere og kunder.
- Indsamling og registrering af data.

I det følgende vil jeg kort gennemgå disse faser af edb-systemets planlægning.

Fastlæggelse af edb-systemet.
Dette indledende arbejde blev udført i løbet af 1968 og foråret 1969. Arbejdet omfattede en række studier, hvorunder systemets omfang og afgrænsning til andre eksisterende og planlagte edb-systemer blev fastlagt. Det var på dette meget tidlige stadium ikke muligt at gå i detaljer med de enkelte procedurer. Alligevel var denne fase meget afgørende for edb- systemets udformning. På dette tidspunkt blev der fra ledelsens side truffet en lang række beslutninger, som dannede grundlag for den videre detailplanlægning. Det blev således afgjort, hvilke procedurer systemet skulle omfatte, og hvilke procedurer man først på et senere tidspunkt ønskede overført til edb-behandling. Samtidig blev der taget stilling til, hvorvidt edb-systemet skulle indføres samlet, eller de enkelte delsystemer tages i brug successivt. Det var på dette tidspunkt, at det blev bestemt, at alle de vigtigste delsystemer i LAGSTYR skulle starte samtidig.
 
Til brug ved den videre detailplanlægning blev systemet opdelt i en række delsystemer, der kunne planlægges og programmeres uafhængigt af hinanden, idet bindingerne mellem disse delsystemer nøje blev fastlagt. En sådan opdeling af systemet i en række moduler sikrede, at sammenhængen mellem systemets enkelte dele blev bevaret igennem hele planlægnings- og programmeringsarbejdet. Denne opdeling sikrede, at de edb- planlæggere og programmører, som skulle arbejde med systemets enkelte dele, kunne udforme programmerne, så de passede ind i helheden. På dette tidspunkt blev der ligeledes taget stilling til de inddata, som skulle behandles af systemet, hvilke uddata systemet skulle præstere, og hvilke data, der skulle optages i edb-registrene. I modsætning til hvad man ofte hører doceret på edb-planlægningskurser, var det i et så stort edb- system som LAGSTYR umuligt i detaljer at fastlægge hvert enkelt data, men kun tale om fastlæggelse af hovedkravene til disse.
 
Fastlæggelsen af de data, der ønskedes behandlet, og de data, der skulle optages i edb-registrene, var afgørende for valget af det maskinelle edb- udstyr. Det var ved planlægningens start bestemt, at systemet skulle køre på I/S Datacentralens maskinanlæg i København. Ud fra denne forudsætning viste det sig hensigtsmæssigt både fra et bruger- og et edb-synspunkt at tilrettelægge systemet som et terminalsystem med direkte (on-line) adgang til edb-registrene. Under hensyn til den rivende udvikling i edb-tek- nikken blev valget af hvilke terminaler, der burde vælges, udskudt længst muligt. Beslutningen om at vælge et terminalsystem blev truffet, før regeringen traf afgørelse om HMAK udflytning til Hjørring, men i lyset af denne afgørelse viste valget af et terminalsystem sig ydermere fordelagtigt. Valget medførte imidlertid senere, at der opstod en række problemer og forsinkelser ved programmeringen og driften af edb-systemet. Terminalsystemer bygger på en mere kompliceret edb-teknik end de konventionelle edb-systemer. Denne teknik er endnu ret ny herhjemme, og stiller store krav til uddannelse og træning af edb-personellet, der skal udføre planlægningsarbejdet.
 
Beslutningerne om systemets omfang og det edb-maskinel, der skulle benyttes, dannede grundlag for beregningen af de økonomiske midler, som udviklingen og driften af systemet krævede. Godkendelsen af den opstillede økonomiplan for planlægning og drift af systemet forelå i foråret 1969, og planlægningen af LAGSTYR kunne derefter starte.
 
Tidsplan.
For at sikre, at alle planlægningsaktiviteterne tidsmæssigt blev udført i den rigtige rækkefølge, blev der udarbejdet en tidsplan for systemets planlægningsfase. Denne tidsplan indeholdt alle aktiviteter i forbindelse med planlægning af edb-systemet, programmering og test af de enkelte edb- rutiner, udarbejdelse af brugerinstrukser og uddannelse af systemets brugere og kunder. Der var tale om adskillige hundrede forskellige aktiviteter, som tidsmæssigt skulle afpasses efter hinanden, således at færdiggørelsen af et arbejde ikke forsinkede starten af et andet arbejde. For at opstille en realistisk tidsplan var det nødvendigt nøje at analysere, hvilke arbejder der skulle være afsluttet, før de næste faser i projektet kunne startes. Det var endvidere nødvendigt at opgøre de personelressourcer, der skulle sættes ind til løsning af de enkelte arbejdsopgaver, for at disse kunne færdiggøres rettidigt.
 
Alle aktiviteterne blev samlet i et såkaldt PERT-netværks-diagram. Ved edb-behandling af netværket kunne det løbende overvåges, om tidsplanen blev overholdt. Opstod der forsinkelser, kunne det umiddelbart aflæses af diagrammet, om forsinkelsen havde betydning for det samlede projekts rettidige færdiggørelse. Kritiske forsinkelser blev søgt afhjulpet ved overførsel af planlæggere fra en planlægningsopgave til en anden. Da det hen ad vejen viste sig, at visse af planlægnings- og programme- ringsarbejderne var langt mere komplicerede og tidskrævende end oprindeligt forudset, opstod der forsinkelser, som ikke kunne afhjælpes ved omflytninger eller tilgang af edb-personel. En væsentlig faktor var, at edb- uddannet personel er en mangelvare, og hverken ved HMAK eller ved Datacentralen var det muligt med kort varsel at skaffe personel, der havde den fornødne edb-uddannelse og erfaring i planlægning af et så kompliceret edb-system som LAGSTYR. Systemets startdato måtte derfor udskydes. Andre faktorer spillede imidlertid også ind ved udskydelsen af startdatoen.
 
Systemet var oprindeligt planlagt til at starte 1. november 1971. Denne dato faldt imidlertid sammen med den senere beslutning om tidspunktet for HMAK udflytning til Hjørring. Det var helt klart, at starten af LAG- STYR med de mange nye manuelle forretningsgange og uddannelsen af det involverede personel ikke kunne ske samtidig med udflytningen, specielt da en stor del af HMAK personel i forbindelse med udflytningen blev udskiftet med nyt personel, som på det tidspunkt kun havde et overfladisk kendskab til hærens forsyningsforvaltning. Startdatoen blev derfor ændret til 1. februar 1972. Heller ikke denne dato kunne holde, og starttidspunktet blev nu udskudt til 1. oktober 1972. Denne udskydelse skyldes alene de tidligere nævnte vanskeligheder med programmeringen og testen af edb-programmerne. Endelig måtte starttidspunktet endnu engang rykkes, fordi der opstod forsinkelser med levering af nye edb-anlæg til Datacentralen. Forsinkelserne betød, at de nye edb-anlæg først blev opstillet i oktober/november 1972. Da det tager en del tid at afprøve sådanne nye anlæg og at indlægge edb- programmerne i disse, blev det nødvendigt endnu engang at rykke LAGSTYR stattidspunkt, denne gang til 2. januar 1973, som blev den endelige startdato.
 
Omtalen af det tidsmæssige forløb af planlægningsfasen, skal illustrere nødvendigheden af at udarbejde og til stadighed ajourføre en tidsplan. Ved hjælp af tidsplanen er det muligt at aflæse, om en forsinkelse af et delprojekt har betydning for det samlede projekts gennemførelse. Den giver en oversigt over, hvilke arbejder der berøres af forsinkelserne, og danner grundlag for ledelsens omdisponering af personelressourcerne, således at kritiske forsinkelser kan undgås.
 
Uanset hvor grundigt et arbejde der blev gjort ved udarbejdelsen af tidsplanen ved projektets start, opstod der problemer og vanskeligheder, der krævede revisioner af tidsplanen. Disse vanskeligheder skyldtes, at arbejdsopgavernes omfang blev undervurderet, og at der ikke kunne skaffes yderligere kvalificeret personel til opgavens løsning. Men vanskelighederne skyldtes også udefra kommende påvirkninger, som ikke kunne forudses, da tidsplanen blev lavet. 
 
Tidsplanen er lederens værktøj til konstant at overvåge projektets forløb og til rettidigt at træffe de nødvendige dispositioner, hvis tidsplanen ikke holder. Opstår der forsinkelser, som ikke kan afhjælpes, kan det konstateres så betids, at det ikke er nødvendigt at tage panikbeslutninger i sidste øjeblik om udskydelse af projektet.
 
Planlægning og programmering af edb-procedurerne.
I det foregående har jeg omtalt det indledende arbejde med fastlæggelse af edb-systemets omfang og den fastlagte tidsplan. På det grundlag blev planlægningen af procedurer i systemet startet i foråret 1969. Planlægningsarbejdet omfattede en uhyre detaljeret gennemgang af de enkelte delsystemer, hvor samtlige behandlingsregler i edb-programmerne blev fastlagt. Der var tale om et kompliceret planlægningsarbejde, hvor der blev stillet meget store krav til nøjagtighed og logisk sammenhæng mellem arbejdsprocesserne. Under dette arbejde var det nødvendigt at opdele systemet i en mængde moduler, der hver for sig blev analyseret med henblik på opstilling af kravene til edb-programmerne. Disse krav byggede dels på krav fra brugerne, dels på de edb-mæssige muligheder for at opfylde kravene.
 
I planlægningsfasen blev de data, som skulle benyttes i de enkelte edb- programmer og indgå i registrene, endeligt fastlagt. Dette skete ved først at opstille, hvilke uddata, edb-behandlingen skulle resultere i. Herefter blev der taget stilling til, om dataene skulle fremskaffes ved indrapportering af inddata fra brugeren, ved udnyttelse af automatisk fremstillede data fra andre edb-programmer i LAGSTYR, eller ved anvendelse af registerdata. Når samtlige data, der skulle benyttes i et program, var gennem- analyseret, blev der opstillet oversigter over disse datas indbyrdes sammenhæng. Samtidig blev der for hvert data udarbejdet en databeskrivelse, som indeholder éntydigt datanavn og -forkortelse, definition af dataets formål, samt oplysninger om de koder, det kan optræde med, og i hvilke edb- programmer det benyttes. Der kunne så opstilles krav til, hvilke data de enkelte inddata- og uddatablanketter skulle indeholde, og hvilke data der skulle indgå i edb- registrene. Arbejdet med edb-registrene krævede et dybtgående kendskab til edb-teknikken, fordi en hensigtsmæssig opbygning af registrene kan spare megen behandlingstid - og derved penge - ved systemets drift. Planlægningsarbejdet resulterede i et programmeringsgrundlag - et PG - til brug for programmørerne ved programmeringen af edb-programmer- ne. PG’et indeholder detaljerede opstillinger over de enkelte programmers behandlingsregler og de anvendte data, ligesom de giver oplysninger om sammenhængen med andre edb-programmer.
 
Efter ledelsens godkendelse af PG’et startede programmeringen. I programmeringsfasen kan brugeren ikke forvente, at der kan foretages væsentlige ændringer i programmerne, og det er derfor meget vigtigt, at brugeren ved godkendelsen af PG’et har gjort sig klart, at de planlagte procedurer opfylder hans krav. Der kan selvfølgelig senere foretages mindre justeringer, og også fra programmørernes side kan der opstå ønsker om ændringer for at tilgodese de edb-mæssige krav.
 
Et PG er meget vanskeligt at læse for personel, som ikke har en egentlig edb-uddannelse. I forbindelse med udarbejdelsen af PG’et blev der derfor udarbejdet en systembeskrivelse, hvor hovedvægten var lagt på en beskrivelse af brugerens procedurer. Denne systembeskrivelse var så detaljeret, at den kunne danne grundlag for udarbejdelsen af brugerinstrukserne. Endvidere blev systembeskrivelsen sammen med PG’et benyttet ved den senere test af edb-procedurerne, således at testen viste, om edb-program- merne opfyldte brugerens krav. og om de passede sammen med de manuelle brugerprocedurer.
 
Ved planlægningen af LAGSTYR-procedurerne blev planlægningsarbejdet udført i en edb-gruppe, der var sammensat af personel fra HMAK og af edb-konsulenter fra Datacentralen. Gruppen blev ledet af en HMAK- officer. Personellet fra HMAK havde alle en forsyningsmæssig baggrund, der satte dem i stand til at formulere kravene til lagerstyringssystemet. Inden de indtrådte i edb-gruppen, gennemgik de en uddannelse som edb- planlæggere ved deltagelse i kurser ved Datacentralen og ved IBM-skolen. Samarbejdet mellem de to personelgrupper sikrede, at planlægningen af edb-procedurerne opfyldte såvel bruger- som edb-mæssige hensyn.
 
Planlægningsarbejdet med de enkelte delsystemer foregik i arbejdsgrupper, der var sammensat af HMAK-planlæggere og edb-konsulenter. Erfaringen har vist, at de enkelte arbejdsgrupper bør ledes af en »brugerplanlægger«, der har ansvaret for, at brugerkravene opfyldes i mulig udstrækning. Dette sikrer, at rimeligheden af de enkelte brugerkrav kan bedømmes af en person, som kender forsyningssystemet, ligesom kontakten til systemets brugere var lettere for en person, der »talte samme sprog« som brugerne. En udefra kommende edb-konsulent anvender ofte udtryk, som brugerne ikke kender, ligesom brugernes krav nemt kan misforstås af en edb-konsulent, som i sagens natur ikke kan have noget dybtgående kendskab til brugerens arbejdsforhold. Selve planlægningsarbejdet foregik stort set på følgende måde: Først opstillede arbejdsgruppen en oversigt over de manuelle forretningsgange i tilslutning til edb-programmerne og hvilke resultater, edb-behandlingen skulle resultere i. Oversigten blev forelagt Forsyningsafdelingen og Ved- ligeholdelsesafdelingen til godkendelse, inden selve planlægningsarbejdet med edb-programmerne begyndte. Under dette planlægningsarbejde var der løbende behov for at kontakte brugerne for at afklare tvivlsspørgsmål eller for at aftale ændringer i de først stillede krav.
 
Når procedurerne var færdigbehandlet, blev de forelagt en koordineringsgruppe inden for edb-gruppen til godkendelse. I koordineringsgruppen indgik lederen af edb-gruppen, den ansvarlige edb-chefskonsulent fra Datacentralen, lederne af de enkelte arbejdsgrupper og repræsentanter for afdelingerne. Behandlingen i koordineringsgruppen sikrede, at de endelige procedurer svarede til brugerens krav, og at de passede sammen med de øvrige edb-programmer. Efter koordineringsgruppens godkendelse af de foreslåede procedurer, blev PG færdigudarbejdet, og sendt til programmering, idet koordineringsgruppens godkendelse blev betragtet som brugerens godkendelse af PG. Planlægningsarbejdet varede 2 år og blev afsluttet i 1971. Allerede i sommeren 1970 var de første PG’er blevet sendt til Datacentralen, hvor programmeringen begyndte i slutningen af året. Programmeringen blev udført af 30-35 programmører - alle fra Datacentralen. Dette arbejde blev afsluttet i foråret 1972, hvor testen af programmerne kunne begynde.
 
Blanketter.
For LAGSTYR, der jo er et terminalsystem, hvor inddata indtastes i edb-anlægget via dataskærme, opstod der allerede i planlægningsfasen stærke bindinger for de inddata, der skulle benyttes. Dette skyldtes, at de skærmbilleder, der vises på dataskærmene i forbindelse med indtastningen af inddata, skulle programmeres samtidig med de øvrige behandlingsregler i edb-systemet.
 
Det var derfor nødvendigt allerede på dette tidspunkt at konstruere de blanketter, som skulle benyttes. Rubrikkerne på blanketterne skulle nøje svare til skærmbilledernes indhold, og de skulle stå på blanketten i samme rækkefølge som på skærmen. 
 
HMAK studerede blanketsystemer ved andre virksomheder, blandt andet ved Politiken og ved Den kongelige Grønlandske Handel, og endvidere gennemgik en af HMAK planlæggerne et blanketkursus. Herved indsamledes en række ideer, som blev benyttet ved udformningen af blanketterne. Blanketterne blev udformet ud fra hensyn til brugernes udfyldelse af inddatablanketterne og til deres anvendelse af uddatablanketterne. De rubrikker, som har betydning for edb-behandlingen, blev tydeligt afmærket, og de enkelte eksemplarers anvendelse blev vist ved valg af forskellige farver. Det eksemplar af blanketterne, der skal bruges til indtastning ved edb- terminalen, har således altid samme farve, således at dobbeltindtastning af samme blanket undgås, hvis flere eksemplarer fejlagtigt indsendes til terminalen.
 
Det er en erfaring, at det betaler sig at ofre den nødvendige tid på konstruktionen af gode blanketter. Som tidligere nævnt er blanketterne meget stærkt bundet sammen med edb-programmerne, og tager man ikke i planlægningsfasen hensyn til brugerens forretningsgange, vil blanketterne senere være meget vanskelige at ændre, idet ændringer ofte vil medføre kostbar omprogrammering af edb-programmerne. Det betaler sig derfor at ofre tid på udarbejdelsen af blanketterne. En god og en dårlig blanket koster lige meget at fremstille, men den gode blanket vil betyde mindre arbejde for brugeren ved den daglige udfyldelse og anvendelse af blanketten og færre fejl ved edb-behandlingen.
 
Brugerinstrukser.
I de tidligere afsnit har jeg omtalt arbejdet med edb-programmerne. Et lige så vigtigt område er udarbejdelsen af bestemmelser og regler for brugernes arbejde i tilslutning til edb-systemet. For at sikre sig, at de enkelte brugere bliver i stand til at anvende systemet rigtigt, må han have detaljerede instrukser, der viser de krav, der stilles til brugerens udfyldelse af inddata og hans behandling af uddata.
 
For LAGSTYR vedkommende blev der udarbejdet brugerinstrukser på op mod 2.000 sider omfattende alle systemets procedurer. Da ingen brugere skulle anvende samtlige LAGSTYR-proeedurer, blev brugerinstruksen opdelt i en række enkeltinstrukser for hver af systemets procedurer. Hver enkelt bruger fik derved kun de instrukser, der vedrørte brugerens arbejdsområder. 
 
De enkelte brugerinstrukser omfatter en kort beskrivelse af proceduren, bestemmelser for brugerens anvendelse af proceduren og for udfyldelse af inddatablanketter samt bestemmelser for anvendelse af udskrevne uddata. Instruksen viser eksempler på udfyldte blanketter. Herudover indeholder instruksen regler for behandling af blanketter, som af edb-systemet er afvist med fejl i blankettens data. Endelig indeholder instruksen administrative regler for fordeling og arkivering af blanketterne.
 
Benyttelsen af brugerinstrukserne er lettet mest muligt. Ved at trykke de enkelte afsnit af instrukserne på forskelligt farvet papir, kan brugeren let finde frem til afsnittet om inddatablanketters udfyldelse, til afsnittet om anvendelse af uddata eller til afsnittet om fejlbehandling. Instrukserne indeholder også en række systemdiagrammer, der i stedet for de sædvanlige firkanter og boller er forsynet med tegninger, som illustrerer brugernes og edb-systemets funktioner i de enkelte procedurer. Udarbejdelsen af brugerinstrukserne foregik samtidig med programme- ringsarbejdet, blandt andet fordi det var nødvendigt ved den afsluttende test af det totale system både at kontrollere edb-programmerne og de manuelle funktioner omkring edb-maskinen.
 
Test af edb-procedurerne.
I april måned 1972 var arbejdet med programmering og udarbejdelse af brugerinstrukser så vidt fremskredet, at testen kunne begynde. Dette arbejde kræver en kontrol af hvert eneste program og brugerbestemmelse, således at man ved systemets start er sikker på, at systemet virker efter hensigten.
 
Der er tale om et meget krævende arbejde, som kræver en uhyre akkuratesse ved udvælgelsen af testeksempleme, således at samtlige procedurer og alle tænkelige kombinationer af data bliver afprøvet. Hovedparten af de ca. 5.000 testeksempler, der blev udvalgt til testen, omfattede kombinationer af data med fejl, som edb-systemet skulle afvise. For disse skulle testen sikre, at fejldata ikke blev accepteret af edb-systemet, da sådanne fejl senere er meget vanskelige at lokalisere og rette i programmerne. De resterende testeksempler var korrekte transaktioner, hvor testen skulle vise, at edb-behandlingen var rigtig, og at edb-programmerne kunne virke sammen. I den sidste del af testen indgik også en afprøvning af edb-ud- styret ved terminalerne og af kommunikationen mellem terminalerne og edb-anlægget.
 
Testarbejdet med LAGSTYR-procedurerne blev langt mere omfattende end først forudset. Testen varede indtil udgangen af 1972 og involverede ca. 50 personer ved HMAK og Datacentralen. Da dette personel samtidig skulle uddanne systemets brugere og foretage fejlretning af programmerne, var der i lange perioder tale om en meget hård arbejdsmæssig belastning af personellet. Et forhold, der virkede forsinkende på testen, var, at HMAK og Datacentralen ligger i hver sin ende af landet. Denne afstand gjorde det meget vanskeligt at behandle testmaterialet, og krævede megen rejsetid, når det var nødvendigt at mødes for at behandle konstaterede uoverensstemmelser.
 
Brugeruddannelse.
Ved et besøg hos dagbladet Politiken fortalte edb-chefen, at man der til uddannelse af brugerne havde anvendt ca. 30 % af den samlede tid, som var brugt til udviklingen af et af bladets edb-projekter. Denne indsats på uddannelsesområdet havde været stærkt medvirkende til, at edb-systemet virkede fra startdagen. Dette eksempel viser, at det betaler sig at lægge megen vægt på at uddanne brugerne i de manuelle procedurer med udfyldelse af inddatablanketter og anvendelse af uddata. Hvis en blanket er korrekt udfyldt, undgås mange fejl i edb-behandlingen. De brugere, der anvender LAGSTYR-procedurerne, er spredt udover hele landet og omfatter ca. 1.200 personer. Disse er sagsbehandlere ved HMAK og ved parkområderne; depot- og værkstedspersonel i den administrative forsyningstjeneste ved hærens regimenter og skoler samt ved Søværnets, Flyvevåbnets og Hjemmeværnets myndigheder; materielforvaltere og depotarbejdere ved regimenterne og ved parkområderne.
 
Den geografiske spredning af brugerne stillede krav til, at personellet på de forskellige tjenestesteder var i stand til selvstændigt at kunne udføre arbejdet i forbindelse med LAGSTYR-procedurerne. Det var af den årsag nødvendigt at gennemføre en omfattende uddannelse af personellet. Uddannelsen varierede efter hvilke arbejdsområder, de enkelte var beskæftiget med. Medens uddannelsen af sagsbehandlere ved HMAK varede ca. 1 måned, tog uddannelsen af materielforvaltere kun 3 halve dage. Uddannelsen blev gennemført i oktober kvartal 1972, idet det blev tilstræbt, at uddannelsen lå så tæt på LAGSTYR starttidspunkt, som det var praktisk muligt. Erfaringen i LAGSTYR første måneder har vist, at investeringen i den meget omfattende uddannelsesvirksomhed har givet bonus. Der er kun forekommet få fejl i de inddatablanketter, som er indsendt til terminalkontorerne, og indførelsen af nye blanketter og forretningsgange er sket gnidningsløst. Det bør i den forbindelse nævnes, at de tidligere forsynings- procedurer var rent manuelle, og kravene til datadisciplinen små. Det kunne derfor befrygtes, at der i starten ville optræde mange fejl og misforståelser. Når dette ikke har været tilfældet, må det for en stor del tilskrives den grundige uddannelse af brugerne, og den vægt der under uddannelsen blev lagt på anvendelse af brugerinstrukserne og på korrekt udfyldelse af inddatablanketterne.
 
Indsamling af data.
Indsamling, fastsættelse og registrering af data i edb-registrene var en vigtig forudsætning for, at LAGSTYR kunne starte. De data, der skal optages i LAGSTYR-registrene, omfatter data for ca. 100.000 lagemumre. Arbejdet med at få disse data indsamlet og registreret er meget omfattende og har krævet en omhyggelig planlægning, for at de rettidigt kunne optages i edb-registrene.
 
Det viste sig hurtigt, at det var umuligt at fremskaffe samtlige data inden systemets start. De blev derfor inddelt i 3 grupper: Data der skulle findes for at systemet kunne virke; data der ikke var krævede, men som ville give en væsentlig bedre edb-behandling, hvis de fandtes; og endelig data, der indledningsvis kunne undværes. Dataindsamlingen blev prioriteret, således at hovedvægten blev lagt på de første 2 grupper af data. De manglende data vil successivt blive indsamlet og registreret i forbindelse med brugernes behandling af de forskellige transaktioner.
 
Det meget omfattende arbejde, der er forbundet med at indsamle og registrere forsyningsdata og beholdningstal i edb-registrene har gjort det nødvendigt at optage lagernumrene successivt i løbet af 1973. Ved LAGSTYR start i januar 1973 var der optaget 23.000 lagernumre i edb-registre- ne. Antallet var i begyndelsen af marts måned 33.000 lagernumre, og nåede i maj op på 40.000. Ved udvælgelsen af disse lagernumre er det tilstræbt at optage lagernumre med hyppige udleveringer og indkøb. De nuværende 40.000 lagernumre dækker således 70-75 % af alle ekspeditioner. Ved først at optage de lagernumre, der hyppigst ekspederes, opnås lettelserne i det manuelle arbejde hurtigst muligt.
 
Erfaringer.
I forbindelse med gennemførelsen af planlægningen af et så stort og kompliceret edb-system, som LAGSTYR er, har HMAK og Datacentralen indhøstet en række erfaringer, som kan annvendes ved planlægningen af kommende edb-systemer inden for forsvaret.
 
En række af de indhøstede erfaringer går specielt på tilrettelæggelsen af edb-procedurerne inden for forsyningstjenesten og lagerstyringsområdet og vil ikke blive behandlet her. Der er imidlertid også høstet en del erfaringer af mere generel art, som det kan have interesse kort at omtale, og som det er af betydning at have opmærksomheden henledt på under planlægningen af et edb-system.
 
Jeg har tidligere omtalt de gode resultater, der er opnået ved en meget grundig uddannelse af brugerne af LAGSTYR. Denne uddannelse lå - som omtalt - i de sidste måneder inden systemets start. I de 3 år, planlægningsarbejdet stod på, vidste de fleste ansatte i HMAK og ved parkområderne og regimenterne, at der blev arbejdet med et nyt edb-system inden for hærens forsyningstjeneste. For en lang række af disse mennesker ville det nye system medføre ændringer i det daglige arbejde, for nogle endda flytning til andre arbejdsområder. Der blev derfor i planlægningsfasen lagt megen vægt på orientering om systemet og om de personelmæssige konsekvenser, som indførelsen af LAGSTYR ville medføre. Denne orientering blev givet på forskellige måder. I HMAK personaleblad »TEKNISK KONTAKT«, som også udsendes til alt personel inden for hærens forsynings- og vedligeholdelsestjeneste, blev der i hvert nummer omtalt nogle af systemets procedurer. Endvidere blev der udgivet et særnummer, som omhandlede hele edb-systemet. Der blev også arrangeret foredrag for det berørte personel et års tid før systemets start, således at alle havde lejlighed til at få et generelt kendskab til LAGSTYR-procedurerne, inden den egentlige uddannelse blev gennemført. Der blev her lagt vægt på at belyse de forhold, som medførte ændringer i personellets daglige arbejde. Herved blev rygtedannelser om afskedigelser og andre ændringer undgået, og personellet vidste i god tid inden LAGSTYR start, hvad det betød for den enkeltes daglige arbejde. Der er næppe tvivl om, at denne løbende orientering har medvirket til den meget positive indstilling, der generelt har været til det nye edb- system. Det må på grundlag af disse erfaringer meget varmt anbefales at anvende den nødvendige tid til sådanne orienteringer allerede under planlæ gningsarbejdet.
 
I samme forbindelse kan der peges på betydningen af i planlægningsfasen at inddrage flest mulige af de personer, som senere skal arbejde med edb-systemet. Det kan naturligvis være meget svært for brugerne at afse tid hertil, når det daglige arbejde samtidig skal passes. Her er ikke tænkt på det personel, som afgives til det egentlige planlægningsarbejde, men på de personer, som i de brugende afdelinger skal tage stilling til en lang række detailspørgsmål om tilrettelæggelsen af brugerprocedurerne og deres samspil med edb-programmerne. Da senere ændringer af edb-program- merne er meget vanskelige og kostbare at foretage, er det af stor betydning, at der i planlægningsfasen indarbejdes flest mulige af brugerens ønsker i edb-programmerne. Inddragning af brugerne i planlægningsarbejdet vil betyde, at et antal af de ansatte kender baggrunden for procedurernes udførelse. Herved skabes der sikkerhed for, at systemets succes ikke er afhængig af nogle få nøglepersoner, der alene er i besiddelse af den nødvendige detailviden om systemets procedurer. Dette sidste kan være en meget betænkelig sag, måske specielt inden for forsvaret, hvor der ikke hidtil har været mulighed for lønningsmæssigt at konkurrere med private firmaer på edb-området.
 
Det bringer mig videre ind på problemet omkring anvendelse af servicebureauer ved planlægningen af edb-systemer. Man har ofte hørt tale om - og også set eksempler på - at edb-systemer bliver lavet af edb-personel udefra. Dette personel kan i sagens natur kun have et overfladisk kendskab til brugerens virksomhed, hvilket kan føre til, at der fastlægges procedurer, som ved systemets start kun vanskeligt kan indpasses i brugerens organisation og forretningsgang. Når planlægningsarbejdet er afsluttet, bliver konsulenterne overført til andre edb-opgaver ved servicebureauet. Brugeren vil efter systemets start derfor blive stillet overfor problemer, som han ikke er i stand til at løse på grund af manglende detailviden om edb-programmerne. Da der inden for edb-området er en meget hurtig rotation af edb-personellet mellem de forskellige firmaer, kan brugeren yderligere risikere, at de edb-konsulenter, der har løst opgaven, ikke længere er ansat i servicebureauet. Planlægningen af LAGSTYR-procedurerne skete i samarbejde med planlægningskonsulenter fra Datacentralen og HMAK personel, der havde gennemgået en edb-planlægningsuddannelse. Dette sikrede, at HMAK rådede over personel, der både havde det fornødne overblik over det samlede systems procedurer og detailviden om de enkelte edb-programmer. Ved udarbejdelsen af brugerinstrukserne, ved gennemførelsen af uddannelsen af HMAK personel og ved systemets start viste det sig meget værdifuldt, at HMAK rådede over sådant velkvalificeret edb-personel. Det er en given sag, at mange af de problemer, der opstod i de første måneder efter starten af LAGSTYR, ikke kunne være løst alene af Datacentralens konsulenter. Det må på grundlag af disse erfaringer meget stærkt frarådes alene at basere planlægningen af store edb-systemer på udefra kommende edb-planlæggere.
 
Afslutning.
HMAK edb-lagerstyringssystem omfatter i dag distribueringsprocedu- rerne mellem parkområderne på den ene side og hærens og andre værns kunder på den anden. Systemet varetager regnskabsføring og styring af parkområdernes beholdninger og fører for visse vigtige forsyninger også regnskab med regimenternes beholdninger. Endelig indeholder LAGSTYR de procedurer, der anvendes ved genforsyning og indkøb til parkområdernes lagre.
 
Der resterer endnu nogle moduler i systemet, før det er færdigudbygget inden for de fastlagte rammer. Lagerberegningssystemet og statistik- og rapportsystemet vil først blive sat i gang i løbet af sommeren 1973. Det programmodul, som skal varetage beholdningskontrolfunktionen med parkområdernes lagre, vil ligeledes blive taget i brug i løbet af sommeren. Endelig resterer et program, som skal udføre disponering af forsyninger og materiel, der administreres og anvendes samlet i sæt bestående af et antal forskellige forsyningsgenstande; programmet, som vil medføre væsentlige lettelser i sætadministrationen, ventes igangsat i slutningen af 1973. Når disse delsystemer og programmer først tages i brug efter LAGSTYR start i januar 1973, hænger det sammen med, at de data, som skal benyttes i edb- programmerne, ikke kunne fremskaffes tidligere, og at det med det rådige planlægnings- og programmeringspersonel var umuligt at færdiggøre alle LAGSTYR-programmerne på samme tid.
 
Edb-systemet kan dog ikke hermed anses for færdigudviklet. Systemet har som tidligere nævnt en række bindinger til økonomi- og vedligeholdel- sesforvaltningen ved HMAK. En række af de data, som benyttes i LAGSTYR, indgår også i disse to forvaltningsområder. På økonomiområdet er der bindinger til budgetadministrationen, til forretningsgangene ved betaling og bogføring af fakturaer fra leverandører samt ved afregning for leverancer til blandt andet civile institutioner, som køber forsyninger fra hæren. Inden for vedligeholdelsesområdet har forsyningen med reservedele, som sker i LAGSTYR, en naturlig sammenhæng med de øvrige udgifter til reparation og vedligeholdelse af hærens materiel. Det er derfor naturligt, at disse to områder indpasses i et integreret edb- system sammen med LAGSTYR. Et sådant integreret system bør bygge på en fælles databank, hvor alle data til systemerne samles. Herved spares den dobbeltregistrering og behandling af data, som nu finder sted. Der vil kunne opnås en yderligere rationalisering af administrationen, idet udvekslingen af data mellem de forskellige systemer fremtidig vil kunne foregå internt i edb-anlægget, ligesom der opnås en bedre udnyttelse af edb-anlæggets og terminalernes kapacitet. Sidst - men ikke mindst væsentligt - vil det integrerede system kunne give ledelsen en lang række samlede informationer om de 3 områder, som hænger meget nøje sammen.
 
Et andet meget væsentligt udviklingsområde er disponeringen af forsyninger mellem parkområderne og kunderne ved regimenterne. Ved at opstille edb-terminaler ved regimenterne og lade deres beholdningsregnskaber overgå til registrering på edb, vil det blive muligt at lade forsynings- disponeringen mellem parkområderne og regimenterne og ajourføringen af regimenternes beholdningsregnskaber udføre ved hjælp af edb. Dette forudsætter, at normer for de beholdninger, som regimenterne må ligge med, registreres på edb. Også på disse områder vil edb kunne give en øget effektivisering af administrationen.
 
Mange vil betragte en sådan udvikling som ren fantasi. Det må imidlertid ses i øjnene, at der ikke alene i det private erhvervsliv men også inden for forsvaret idag sker en udvikling mod stadig mere integrerede og større edb-systemer. Denne udvikling muliggøres af det mere og mere avancerede edb-udstyr, der bringes på markedet. Begrænsningen idag ligger hovedsageligt på manglen af kvalificeret personel, der kan anvende udstyret og tilrettelægge og planlægge edb-procedurerne. Hvis forsvaret kan skaffe det nødvendige kvalificerede edb-personel, vil der i løbet af de næste 5-10 år blive taget en række meget store og komplicerede edb-systemer i brug inden for forsvaret.
 
 
 
 
PDF med originaludgaven af Militært Tidsskrift hvor denne artikel er fra:
PDF icon militaert_tidskrift_102_aargang_jul.pdf

 

Litteraturliste

Del: