Effektiv styring af ressourceforbruget kræver aktuelle forbrugsdata

Indledning
Forsvarets "produktion" styres efter mål- og rammestyringsprincippet. I styringsprincippet er indeholdt, at overliggende niveau tildeler underliggende niveau et antal opgaver, herefter benævnt produktionsmål. Produktionsmålene følges af en økonomisk ramme (ressourceramme) til afholdelse af de omkostninger (ressourcer) der medgår til opfyldelse af produktionsmålene.
Cheferne på underliggende niveauer er herefter ansvarlige for opfyldelsen af produktionsmålene. Cheferne skal tillige sikre, at den meddelte ressourceramme ikke overskrides. Chefen skal for at kunne overholde ovenstående have rådighed over oplysninger, der udviser den gældende ressourceramme samt ikke mindst det til enhver tid registrerede ressourceforbrug. Kun ved brug af disse informationer kan chefen iværksætte styrende tiltag, der leder hen imod en opfyldelse af produktionsmålene indenfor den meddelte ressourceramme.
 
Orientering
Oplysninger om den tildelte ressourceramme gives af nærmest højere niveau. Disse informationer formidles teknisk via Forsvarsministeriets Økonomi og Regnskabssystem (FØRST). Ressourceforbrugsoplysningeme leveres teknisk ligeledes via FØRST. Deres oprindelse er dog vidt forskellig, og deres aktualitet er meget uregelmæssig. Et par eksempler vil belyse denne påstand.
Hærens regimenter er typiske eksempler på det producerende niveau i hierakiet. Her uddannes værnepligtige soldater som et af de omkostningstungeste produktionsmål. Til uddannelsen er der blandt andet meddelt en ressourceramme til dækning af finanstræk, herunder variable ydelser (VARYD), merudgiftsgodtgørelse (MUG), samt til transport med DSB. På lagertrækssiden er der meddelt en trækningsret fra forsvarets lagre, herunder kørsel i militære køretøjer, forbrug af ammunition, samt forbrug af feltforplejning. VAR YD, MUG samt transport med DSB udgør typisk 90% af omkostningerne indenfor produktionsmålet. Og cirka 55% af omkostningerne indenfor budgetområdet drift, generelt.
Forbruget af variable ydelser registreres ved det laveste niveau, nemlig underafdelingen. Forbruget for eksempelvis marts måned indrapporteres til Forsvarsministeriet (FMN) via den regnskabspligtige institution (RI) senest 8 april. IFMN registreres forbruget, som føres til udbetaling hos personellet ca. 22 april. Sidst i april måned dannes i FØRST en forbrugsdiskette, der tilsendes regimenterne ca. 17 maj. Herefter medgår der et antal arbejdsdage til at omdanne diskettens indhold til styringsinteressante oplysninger til chefen. Chefen har således sidst i maj måned en mulighed for at se forbruget for marts måned. I mellemtiden er der sket et yderligere ressourceforbrug i april og maj måned. Forbruget af MUG registreres ved RI. Underafdelingens administrative personel er ansvarlige for afregningen af disse ydelser. Er dette personel ikke tilstrækkelig omhyggelig med denne afregning, sker der en forskydning af ressourceforbrugsregistreringen i lighed med den for VAR YD omtalte.
 
Værst står det dog til med registreringen af omkostninger til transport med DSB. For de sjællandske enheder udgør finanstræksudgifteme til transport med DSB et ikke ringe beløb. Det er dyrt at transportere hele enheder over Storebælt ved udlægning til Oksbøl Øvelses- og Skydeområde. Når "billetterne" er afleveret ved afgangsstationen samles disse af DSB og sendes til en central RI pr. landsdel. Disse RI bearbejder de tilsendte "billetter" og videresender dem til de ansvarlige RI. Herefter kan "billetterne" konteres på regnskabskontoreme ved de enkelte RI. Denne procedure kan nemt vare to måneder. Forfatteren til denne artikel har eksempler på transport over Storebælt, der har fundet sted i oktober måned, og som er konteret i januar måned året efter.
Lagertræksomkostningeme registreres decentralt. Alle oplysninger om lagertræks- ressourceforbrug skal dog samles i Hærens Materielkommandos Managementsystem (HMMS). Herfra leveres ressourceforbrugsoplysningeme til FØRST. Hærens Materielkommando har skriftligt oplyst alle myndigheder om, at oplysningerne kan være op til tre måneder undervejs.
 
Vurdering
Som omtalt i indledningen, er det chefernes ansvar at produktionsmålene opfyldes indenfor den meddelte ressourceramme. Cheferne bør følgelig periodisk vurdere ressourceforbruget i forhold til den meddelte ramme. Denne vurdering danner baggrund for iværksættelse af eventuelle styrende tiltag. Vurderingen vanskeliggøres dog i væsentlig grad på grund af den store forsinkelse i forbrugsoplysnin- geme. Størstedelen af hærens værnepligtige indkaldes i januar og februar måned. Dette medfører at den omkostningskrævende del af uddannelsen falder i oktober og november måned. I denne periode skal den enkelte chef vurdere hvor mange ressourcer der er tilbage til at gennemføre denne sidste uddannelse. Grundlaget den enkelte chef vurderer på, er dog meget ringe, idet forbrugsoplysningeme han har til rådighed kun indeholder informationer til og med august måned. Forbruget for den omkostningstunge del i oktober og november måned kan chefen først se i januar året efter, og så er løbet som bekendt kørt.
 
Konklusion
Chefernes muhgheder for at styre ressourceforbruget er vanskehggjort på grund af for dårhg opdatering af ressourceforbrugsoplysningeme. Cheferne må kræve, at de senest med 45 dages forsinkelse har rådighed over ressourceforbrugsoplysningeme. Ressourceforbruget registreres ved det laveste niveau. Oplysningerne om forbruget er altså tilstede umiddelbart efter forbruget har fundet sted. Det er sammenkøringen og centraliseringen af oplysningerne der giver den urimelige forsinkelse. En løsningsmodel kunne være muligheden for at anvende de ved laveste niveau skabte data i et simuleringsmodul. Når de centralt registrede data senere er til rådighed, kan disse sammenlignes med lokalt registrerede data. Dette vil give cheferne en mulighed for at kunne styre og kontrollere ressourceforbruget i overensstemmelse med deres ansvar overfor foresatte myndigheder.
 
 
 
 
 
PDF med originaludgaven af Militært Tidsskrift hvor denne artikel er fra:

 

Litteraturliste

Del: